Как упорядочить документы

Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе

Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
Проблематично отследить срок выполнения поручений.
Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
При увольнении работников документы не передаются в срок.
Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Как упорядочить документы. Основные этапы

Изучите документы.

Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

. Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

Как подшить документы в папки

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории).

Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием.

Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Рекомендуется составить реестр всех папок с документами. В реестре указать содержимое каждой папки, дату ее создания и окончания ведения, место хранения и др.

Меняйте делопроизводство, но постепенно

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже.

Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

Также рекомендуется разработать локальный нормативный акт – инструкцию по делопроизводству, закрепляющую единые правила работы с документами всех работников компании.

© НААР.РУ

Источник: http://naar.ru/articles/sovetuet-deloproizvoditel-kak-uporiadochit-dokumenty-v-ofise/

Как правильно систематизировать документы и организовать их хранение? | Охрана труда

По объективным, не зависящим от нас причинам, каждый день в любой организации возникает определенное количество документов. Если их не систематизировать, то разобраться в них будет совершенно невозможно. Ведь все эти документы создаются с определенной целью, а как найти документ, который вдруг понадобился начальнику или проверяющему, если все бумаги складываются в одну большую стопку.

Принято разделять документы на входящие (полученные от других организаций либо из других подразделений) и исходящие (предназначенные для отправки). Исходящие документы обычно либо оформляют в двух оригинальных экземплярах, либо сразу делают копию. После этого, оригинал отправляют по назначению, а копия (либо второй оригинал) остается в канцелярии.

Для того чтобы любую бумажку в нужный момент можно было найти, существует система хранения документов. Все документы распределяются по делам, а каждое дело собирается в отдельную папку или несколько папок, если документов в деле много. Папки лучше всего хранить в специальных шкафах для хранения документов.

Обычно практикуется хранение документов в делопроизводстве. Но, когда бумаг становится слишком много, рекомендуется проводить экспертизу ценности документов. Все документы имеют свои сроки хранения.

Например, сроки хранения кадровых документов, как и всех документов, содержащих персональные данные – 75 лет. Длительность хранения регламентируется законодательством и локальными документами предприятия.

В зависимости от сроков хранения документов, в организации проводится разделение документов по группам. Для каждой группы составляется перечень документов со сроками хранения. Документы, которые более не нужны, уничтожаются.

Для этого можно использовать специальные приборы — измельчители. Если документы содержат конфиденциальную информацию, рекомендуется создавать специальную комиссию и оформлять акт об уничтожении.

Если бумаг, которые уже не используются, но должны быть сохранены, становится слишком много, для хранения документов используют их архивирование.

То есть, выделяется отдельное помещение, которое можно запереть, и туда складируют все документы длительного хранения. С документов, которые хранятся в архиве, но постоянно используются в работе, рекомендуется сделать копии.

Таким образом , удастся сберечь оригиналы, не нарушив производственный процесс.

Если нет возможности выделить отдельное помещение, либо нет возможности создать для документов необходимый режим сохранности, рекомендуется воспользоваться услугами хранения документов.

Для этого нужно заключить договор хранения документов с фирмой, которая имеет специально оборудованное хранилище, инфраструктуру и соответствующий персонал. Внеофисное хранение документов обладает рядом преимуществ.

В любой момент можно заказать копию нужного документа либо заказать доставку оригинала. А по окончании срока хранения, документы будут конфиденциально уничтожены.

Источник: http://otd-lab.ru/stati/kadry/priem-na-rabotu/oformlenie-dokumentov/kak-pravilno-sistematizirovat-dokumenty-i-organizovat-ih-hranenie

Как систематизировать кадровые документы

1 Порядок формирования дел
2 Подшивка документов в дела
3 Период формирования

Вести работу по формированию дел нужно повседневно в пределах календарного года. Эта работа состоит из следующих операций:

распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в дела;

расположение документов внутри дела в определенной последовательности (обычно хронологической);

Порядок формирования дел описан в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к формированию дел также приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Коммерческим организациям, а также бюджетным, не отнесенным к источникам комплектования архивов, соблюдать все требования, приведенные в этих документах, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526).

Подшивка документов в дела

В конце календарного года нужно завести столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры перенесите заголовки дел и индексы, а на корешках проставьте только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами:

подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появятся какие-либо неустановленные документы, сформируйте их в отдельные дела. Для этого в номенклатуре предусмотрите резервные номера;

подшивайте документы в дела только после их исполнения. Неисполненный документ может понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;

подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;

подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;

в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: какое название организации указать на обложке дела, если в течение периода, пока оно ведется, организация была переименована?

При изменении названия организации (структурного подразделения) на обложке дела допишите новое название. Аналогично нужно поступить и при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение). Об этом сказано в пункте 3.4.2.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Период формирования

Период формирования дел – календарный год. Однако есть дела, которые нужно вести на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников (одно личное дело ведется в течение всех лет работы).

Ситуация: кто в организации должен заниматься формированием дел?

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении организации (п. 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).

Если организация небольшая, то все ее дела могут формироваться в службе делопроизводства (канцелярии, секретариате).

При отсутствии такой службы обязанность по формированию всех дел организации может возлагаться на секретаря или делопроизводителя.

Ситуация: как оформить дело перед сдачей его в архив?

Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

составить внутреннюю опись;

составить лист-заверитель;

подшить (переплести) дело;

пронумеровать листы дела;

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Рекомендации к оформлению дел также приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Форма листа-заверителя приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Источник: http://nalogobzor.info/publ/kadrovyj_uchet/dokumentooborot/kak_sistematizirovat_kadrovye_dokumenty/113-1-0-3041

Как упорядочить документы

От редактора: Данный пост написан Ильей Петровым, стратегом рекламного агентства Leto. Илья рассказывает о том, как он сортирует файлы локально на своем компьютере. Это особенно интересно потому, что в его работе постоянно меняются клиенты, тендеры, проекты — бесконечный поток информации. Я это знаю точно, так как сам работал на подобной работе…

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович. Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.

Откройте в проводнике папку «Документы» и отсортируйте содержимое по дате изменения. Что у вас сверху – папки или файлы? Правильный ответ зависит от того, как вы открыли папку

Источник: http://www.chsvu.ru/kak-uporyadochit-dokumenty/

Как упорядочить документооборот?

При этом, внедрять документы и упорядочивать документооборот, связывая движение документов в единую сеть, необходимо настолько динамично, чтобы разрабатываемые документы не устаревали еще до окончания их разработки, а такие примеры не редки.

Чего можно добиться, упорядочив документооборот?

Подход к созданию системы управления документооборотом в компании путем внедрения классификации и идентификации документов позволяет последовательно создавать комплект согласованных регламентирующих деятельность компании документов.

Упорядоченный документооборот позволяет избежать фальсификаций. Сложнее заменить документы, сложнее сказать, что сделал, если на самом деле это не так, сложнее внести изменения «задним числом».

Это происходит в тесной взаимосвязи с технологией.

Как разработать эффективную работающую документацию?

Модифицируете ли вы существующие документы или разрабатываете первую версию управления документооборотом, необходимо вновь вспомнить о том, что вам не нужна формальность, все, что вы создаете, все должно отвечать потребностям вашего бизнеса.

Подход к разработке документации основан на следующих принципах и последовательности: 1. Определите цель и задачи конкретного документа. Установите его пользователей. 2. Выясните потребности и необходимость в данном документе у тех, кто его использует. 3.

Используйте подход сочетания удобства для пользователей данным документом и контролепригодность. 4. Сделайте документ простым. 5. Не вводите новые документы, пока не будете уверены, что они нужны 6. Используйте единый формат и стиль оформления документов

7. Установите сроки использования документа.

Определите порядок хранения и уничтожения.

Какой вид документов использовать: бумажный или электронный?

Нет требования о том, что должны использоваться только бумажные или электронные версии. Нет требований, связанных с процентным соотношением при использовании двух видов. Используйте в работе те виды, которые в конкретном отделе, в каждом конкретном случае являются наиболее удобными и контролепригодными.

Чем грозит неупорядоченный документооборот?

При отсутствии документооборота отсутствует прозрачность. Тяжело найти виновного за тот или иной неверный шаг.

Отсутствие документооборота позволяет наладить стабильный поток информации к конкурентам.

Где какие документы используются и кто их использует?

Существуют общие документы. Существуют отдельные для отдела или подразделения, а также документы для конкретной должности. Для упорядочивания структуры у каждого сотрудника должен быть реестр используемых документов. Что необходимо учесть при упорядочивании документооборота?

Необходимо соблюдать и поддерживать актуальность существующего комплекта документов, четко представлять место новых документов в общей структуре документооборота, обеспечивать быстрый поиск нужной информации, определить и отслеживать внесение изменений во все взаимосвязанные документы.

Для регистрации изменений и своевременного предоставления информации всем сотрудникам конкретного и смежного с ним отделов можно ввести Журнал регистрации изменений.

Документооборот, тем более упорядоченный, — это бюрократия. Верно ли это утверждение?

Формализация подразумевает под собой бюрократию. Настолько нелюбимое нами слово, но, пожалуй, подобрать достойный синоним будет очень трудно, поэтому, не сгущая красок, будем работать с тем, что нам, так или иначе, знакомо.

Кто-то помнит об этом с советских времен, кому-то рассказывали об этом, кто-то сталкивается с этим сейчас и от этого возникает явный негативизм. Но здесь следует сразу определиться: бюрократия не ради бюрократии, а ради прозрачности, ради функциональности, ради порядка.

А вот с требованием и существованием порядка ради порядка, пожалуй, стоит согласиться и оставить все без изменений.

Действительно, я согласен с тем, что простые процессы при излишней бюрократизации приводят к их усложнению, что неизбежно ведет к их неэффективности и неудобству как для участия со стороны персонала, так и со стороны внутренних контролирующих органов. Но кто говорит об излишней бюрократизации?

«Бюрократия в меру» — это что-то типа лозунга, под которым мы должны работать. А что происходит в компании, в которой существует или по крайней мере строится система? Здесь стоит вспомнить о том, что система должна быть самоулучшающейся, саморазвивающейся. Самоулучшающейся во всех областях, в том числе в области бюрократизации.

В ряде случаев, как бы это ни было парадоксально, бюрократию создают ваши подчиненные. Причем, делают это уже сами. Появляется новый процесс и в случаях, если персонал старается предупредить какую-либо проблему, они сами это формализуют и вводят изменения в документооборот.

Причем, подчеркиваю, делается это ими уже самостоятельно без вашего участия.

Когда в нашей компании при построении системы вопрос коснулся отдела доставки, оказалось, что руководитель, в чьем подчинении находился отдел доставки, самостоятельно, без участия управляющего, описал систему функционирования, ввел и утвердил документооборот. Сотрудники этого отдела принимали в работе активное участие, поскольку определялась технология работы и взаимосвязь с каждым из них.

Но самое главное в бюрократии — то, что ее наличие позволяет нам меньше контролировать — появляется больше вероятности, что работу выполнят уже ввиду того, что бюрократия тесно связана с технологией, а нарушение технологии, как мы уже говорили, либо невозможно, либо предусматривает такую ответственность, которую брать на себя никто не захочет.

Чрезмерное количество документов «топит» сотрудника. Где грань между чрезмерным и достаточным? Нельзя ориентироваться на мнение сотрудников, они в любом случае скажут, что документов очень много.

Для уменьшения давления бюрократии на процессы документооборота добейтесь минимизации согласований. Каждое согласование — это время и деньги.

Я встречал компании, в которых каждая бумага подписывается в течение 2−3 дней, есть документы, которые могут подписываться месяцами, хотя потребность в их утверждении существует именно сейчас.

Что является показателем отлаженного документооборота?

Не важно, какого вида документ — электронный или бумажный, он должен быть найден за 1 минуту.

Читайте также: Срок хранения холодца

Источник: https://ShkolaZhizni.ru/authors/time023/posts/1902/

Как систематизировать информацию на компьютере

Как навести порядок, систематизировать или упорядочить информацию на компьютере? Этот вопрос возникает периодически у каждого пользователя компьютера. Я не исключение.

За несколько лет работы с компьютером мне не раз приходилось чистить его от лишней информации и упорядочивать файлы так, чтобы можно было с ними легко работать. Но информации «много не бывает» — она множится на компьютере с геометрической прогрессией и поэтому процесс систематизации требует ежедневной рутиной работы.

Конечно, можно ограничиться функцией поиска. Это эффективно, если знаешь, что искать. А если нужно найти фильм «не помню названия», а файлов с видео на компьютере очень и очень много? Тут функция поиска мало чем поможет. Выход один систематизировать информацию как в хорошей библиотеке.

Для того чтобы правильно упорядочить файлы с информацией на компьютере, я просмотрела множество статей в интернете, а также прочитала обсуждения по этому вопросу на форумах. Кое-что применила, кое-что у меня не прижилось. Своим личным опытом, как я наводила порядок на компьютере, хочу поделиться с вами.

Как упорядочить информацию на компьютере

Прежде всего, создаем структуру хранения информации в компьютере. Кто – то может сказать, что в проводнике по умолчанию уже создан рубрикатор информации «Библиотеки» с папками «Документы», «Видео», «Изображения», «Музыка».

Но проблема в том, что эти папки находятся на диске C, там, где расположены системные программы компьютера. В случае неполадки с диском C (например, операционная система выйдет из строя) вся собранная в библиотеку информация будет потеряна.

Да и большой объем созданных текущих папок и файлов тормозит работу операционной системы.

Поэтому обычно эту информацию помещают на отдельно созданный диск. Для этого делят жесткий диск на несколько. Подробнее как это сделать можно прочесть . У меня три части диска:

C – здесь находится операционная система и системные программы
D – прикладные программы с дополнительными функциями
E – документы и файлы

Конечно же, лучше всего иметь внешний съемный диск для хранения информации, но, к сожалению, пока не все это могут себе позволить. Вот и я для своих документов создала библиотеку имеющейся информации на диске E .

Кстати, папки, которые находятся на рабочем столе, тоже хранятся на диске C. На рабочем столе я размещаю только ярлыки, которые открывают нужный мне файл.

Как навести порядок в папках и файлах компьютера

С чего начать? Сначала нужно начать с упорядочивания имеющейся информации на рабочем столе. Удаляем все лишнее: недействующие ярлыки, не востребованные файлы. Очищаем корзину.

Создаем временную папку. Зачем это нужно? Пока у нас нет четкой структуры хранения документов на компьютере, используем эту папку для помещения в неё тех файлов, которые пока не знаем куда положить.

Теперь начиная с рабочего стола, файлы раскладываем по тематическим папкам диска Е. В дальнейшем внутри каждой папки нужно будет создать узкотематические подпапки.

Для облегчения работы: в поиске можно найти дублированные файлы (особенно это касается фотографий). Например, введите слово «документ», посмотрите, сколько у вас безымянных документов. Открывайте, сортируйте, а если не определились точно куда поместить этот файл, то положите его во временную папку.

Хочу предложить небольшую подсказку для быстрой работы на компьютере во время сортировки документов и файлов.

Обратите внимание на следующие советы:

Продумайте четкую структуру хранения информации, чтобы файлы одной тематики не находились в разных папках
Не создавайте очень большую степень вложенности папок (не больше 3-5)
Нельзя, чтобы все документы находились в одной папке. Это просто неудобно для поиска. Слишком низкая степень вложенности папок — это тоже неправильно.
Название каждой папки должно отражать суть содержимого в ней. Избегайте давать такие названия как «новая папка», а файлу — «1.docx»
Иногда возникает необходимость давать папке длинное название. Но если она не активна, то его полностью не видно. Поэтому суть содержимого папки должно отражаться в начале её названия.
Выработайте привычку созданным и скачанным файлам сразу давать информативное название.
После завершения работы с файлом или документом сразу его поместите на законное место. У меня на диске Е создана папка под названием «Текущие». Её ярлык находится на рабочем столе. Все с чем работаю, находится там. По завершении работы документ отправляется на свое прописанное ему место.
Удаляйте не нужную информацию без сожаления.

Конечно, вся эта работа (если она не делалась давно) требует дополнительного времени. Но если вы в свой план внесете пункт по систематизации информации на компьютере на 15-30 минут, то это будет не так утомительно.

Заняться упорядочиванием информации все же нужно, ведь эффективность нашей жизни зависит от того, насколько мы организованы, в том числе и при работе на компьютере. Это подобно порядку на вашем обычном рабочем столе. Но там творческий беспорядок допускается, а вот компьютер, может стать «бермудским треугольником» — если что потеряешь, то искать можно очень долго.

Не откладывайте на долго такое полезное занятие, как наведение порядка среди множества папок и файлов вашего компьютера.

—————————————————

Больше на эту тему можно узнать из статей сайта «Без Знаний нет УСПЕХА»:

Источник: https://aniramio.ru/kak-sistematizirovat-informaciyu-na-kompyutere/

Формирование дел и организация их хранения в делопроизводстве

Формирование дел и организация их хранения в делопроизводстве Статьи и интервью

22.06.2006

Часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда работники после исполнения документов (например, после отправления писем) складывают их копии в ящик стола, чтобы они были «всегда под рукой». Но документы накапливаются, и через какое-то время отыскать нужный практически невозможно.

Для организации желателен такой порядок хранения документов, при котором оперативно можно было бы найти нужную информацию для решения того или иного вопроса: ведь необходимость повторного обращения к документам часто возникает и после завершения работы с ними. Поэтому исполненные документы должны в определенном порядке подшиваться в папки (скоросшиватели, регистраторы), то есть помещаться в дела.

Порядок формирования дел в организации

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил официальное определение дела.

ДЕЛО — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.

Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник (например, секретарь руководителя), дела формируются централизованно в секретариате.

В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.

), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии).

Как же на практике происходит формирование дел?

В начале календарного года на каждое дело из перечисленных в номенклатуре дел заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Например, если в номенклатуру включено 20 дел, то заводится 20 папок.

При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.

При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые, во-первых, дают возможность быстро определить, в какую папку следует поместить тот или иной документ. Во-вторых, после того как дело сформировано, они указывают на состав документации, находящейся в папке, и позволяют найти нужный документ.

На обложке помещают следующие сведения:

название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, т. е. зарегистрировано государственными органами. Например: «Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова — МГУ»;
название структурного подразделения: «Канцелярия», «Бухгалтерия», «Планово-экономический отдел»;
индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: «Дело № 03-07», где 03 — это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 — порядковый номер дела в номенклатуре;
заголовок дела, т. е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, — переносится на обложку из номенклатуры без изменений;
срок хранения дела, например: «3 года», «5 лет», «хранить постоянно» и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

После того как папки заведены и оформлены, начинается собственно работа по формированию дел. Она складывается из следующих операций:

распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);
расположение документов внутри дел в определенной последовательности.

Несмотря на кажущуюся простоту, все операции по формированию дел должны проводиться по определенным правилам. Только тогда будет возможен быстрый поиск документов и обеспечение их сохранности.

Порядок распределения документов по папкам-делам

Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Источник: http://www.intertrust.ru/press_center/articles/view/519-formirovanie-del-i-organizatsiya-ih-hraneniya-v.htm

Как взаимодействовать с бухгалтером

Не важно, кто осуществляет ведение бухгалтерского учета: штатный бухгалтер, специализированная бухгалтерская компания или приходящий бухгалтер. В любом случае, другие службы компании будут обязаны взаимодействовать с бухгалтером, а попросту — передавать бухгалтеру первичные документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.

График документооборота.

Для того, чтобы процесс взаимодействия с бухгалтером проходил гладко, необходимо описать этот процесс — составить и утвердить график документооборота. График документооборота обязателен для выполнения всеми службами компании.

Сортировка документов по папкам.

Для того, чтобы бухгалтеру было удобнее проверять представленные документы, все документы нужно рассортировать и подшить в папки:

Покупка (документы от поставщиков- акты выполненных работ или товарные накладные и счета-фактуры полученные),
Продажа (документы по реализации — акты выполненных работ или товарные накладные для покупателей и счета-фактуры выданные),
Банк (платежное поручение и счет, как основание для оплаты, содержащий разрешительную подпись руководителя),
Касса (приходные и расходные ордера, Z-отчеты, журнал кассира-операциониста и кассовая книга),
Авансовые отчеты,
Договоры с поставщиками,
Договоры с покупателями.

Все папки-регистраторы должны быть подписаны (на папке должны быть указаны наименования документов и период, к которому эти документы относятся).

Порядок возврата документов для внесения исправлений.

Бухгалтеру следует внимательно проверять первичные документы на предмет заполнения всех обязательных реквизитов, и своевременно сигнализировать о необходимости замены первичного документа. Если будут обнаружены документы с неверно заполненными реквизитами, рекомендуется вернуть неверный документ контрагенту, предварительно сделав для себя копию.

Мы также рекомендуем указать на копии документа дату возврата и другую необходимую информацию (например, обозначить или выделить неверно заполненные поля).

Регистрация “опоздавших” и “переделанных” документов.

В случаях, когда документы представляются несвоевременно, рекомендуется регистировать “опоздавшие” или “переделанные” документы в специальной амбарной книге, указывая дату представления, наименование и реквизиты документа и фио лица, передавшего документы.

Очень часто другие службы для различных внутренних целей просят бухгалтерию выдать на руки документ, представленный ранее.В таких случаях мы рекомендуем передавать только рабочие копии документов. В противном случае Вы рискуете остаться вообще без первичных документов.

Надеемся, что наши советы помогут Вам избежать недоразумений при взаимодействии с бухгалтером.

По вопросам ведения бухгалтерского учета и составления отчетности просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.

Источник: http://saldoconsult.ru/stati/kak-vzaimodejstvovat-s-buxgalterom/

Выкинуть хлам из дома: Система хранения важных документов

Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.

Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны, чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:

Хранить важные документы удобно
Избавиться от гор ненужных бумаг
Исключить их утерю.

Хранение важных документов по видам

Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов, с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.

Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
Медицина (выписки, обследования, страховки)
Гарантийные талоны и чеки
Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).

Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.

Документы по долгосрочности хранения

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.

Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)

Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.

Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
Документы, которые можно хранить до года (гарантийники, справки, чеки, некоторые договора).

Система хранения документов по частоте использования

Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.

Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники, договора)
Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).

Наводим порядок в документах: Сохранить vs. выбросить

Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.

Перестрахуйтесь

Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике. Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.

Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.

Храните документы стильно

Если вы храните документы в открытом месте, можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.

Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.

Текущие документы, которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием.
Медицинские документы, страховки.
Гарантийники и договора.

Все остальное успешно хранится в электронном виде.

Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.

Не накапливайте и очищайте

Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.

Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: что делать с вещами, к которым есть эмоциональная привязанность.

А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?

С наилучшими,