Как планировать рабочий день руководителя

Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время

Как планировать рабочий день руководителя

Если вы задаетесь вопросом, почему я снова решила поднять вопрос важности планирования рабочего времени, я без проблем отвечу. Общаясь с сотрудниками различных компаний, не только по роду деятельности (я говорю сейчас о продажах), но и по личным обстоятельствам (встречи с друзьями), я все время интересуюсь, как построен процесс работы в компаниях, в которых работают все эти милые люди.

К сожалению, приходится каждый раз удивляться, тому, что в нашу эпоху большого количества обучающей информации, разнообразия тренингов и профессиональных коучей, все еще большое количество компаний на рынке не придают значения планированию рабочего времени своих сотрудников. Если вы решили построить в своей компании эффективный отдел продаж, данный вопрос никак нельзя упускать из виду. Поэтому продолжим.

Уважаемые руководители, давайте сегодня попробуем вместе* с вами составить примерный ежедневный план работы менеджера по продажам для того, чтобы лучше понять необходимость и важность данного процесса и поделиться своим опытом в решении вопроса планирования. Ваша основная задача — научить планировать свою работу менеджеров отдела продаж. Хотя, конечно же, планирование необходимо всем сотрудникам компании, но мы говорим об отделе продаж.

* Под словом вместе, я подразумеваю, что каждый составляет примерный план работ, приемлемый для работы в его компании, а в комментариях к данному посту делится своими соображениями. Буду признательна за ваш опыт.

Итак, приступим.

Разделим задачи на «жесткие» и «гибкие»

«Жесткие задачи» — задачи, строго привязанные ко времени:

  • Утренняя и вечерняя планерка;
  • Назначенные встречи, запланированные звонки;
  • Тренинги, семинары;
  • Конференции.

«Гибкие задачи» — задачи, не привязанные строго ко времени исполнения, но имеющие дедлайнов, вы можете решить эту задачу в любое свободное от жестких задач время, без срыва срока завершения*.

  • Ведение отчетности, e-mail-общение, подготовка документации
  • Прочтение книги, статьи, просмотр видео (самообразование, если предусмотрено в рабочее время)
  • Заполнение CRM
  • Подготовка и отправка коммерческого предложения и т. д.

*«Гибкая» задача может перейти в категорию «жесткой», если время, выделенное на ее исполнение, было затянуто, а до дедлайна осталось как раз столько времени, сколько необходимо на ее решение.

Составление плана работы отдела продаж

После разделения наших задач, первым делом вносим в рабочий план все «жесткие» задачи

План работы после внесения жестких задач

Жесткие задачи вносятся в план дня, недели, месяца по мере их появления. То есть желательно иметь под рукой еженедельник, а на компьютере CRM (если жесткая задача переноситься на другой день, автоматизированная система упростит процесс переноса задачи, без траты времени на повторное ее создание).

* Важно при создании задач учитывать время, необходимое полностью на решение данной задачи. Например, при создании встречи учитывайте также время, необходимое на дорогу и небольшой отдых между встречами для того, чтобы провести анализ и собраться с мыслями. В противном случае, вы рискуете сорвать запланированные дедлайны, и ваше планирование рискует превратиться в примерный план работ.

Приступаем к внесению «гибких» задач

Прежде чем планировать «гибкие» задачи, необходимо разделить их на группы по степени срочности и оптимальности решения. Наиболее срочные задачи лучше вносить в первые освободившиеся от жетских задач «окна».

Оптимальность задач влияет напрямую на время их решения. Например, наиболее оптимальное время для звонков — либо утро (чтобы назначить встречу в день звонка), либо вечером (чтобы назначить встречи на последующие дни).

Соответсвенно, лучше всего приурочить к данному процессу определенный промежуток времени, когда менеджер сможет сделать все звонки и наиболее результативно.

Или, например, подготовку к встрече резонно проводить перед самими встречами, то есть задачу по подготовке оптимально вносить в первую половину дня.

Получаем примерно такой план на день, заполняя оставшиеся свободные поля гибкими задачи с учетом их срочности и оптимальности.

Подведем итоги

Планирование должно быть ежедневным.

Устанавливайте реальные дедлайны, чтобы укладываться в сроки решения задач и не передвигать последующее планирование. Но не растягивайте время выполнения, Вы должны успевать решить все поставленные на день задачи.

Задачи могут быть не решены в этот день по различным причинам. У вас должен быть список гибких задач, которыми вы можете заменить образовавшиеся пробелы.

Учитывайте также классификацию задач на регулярные и нерегулярные. Регулярные могут быть сразу внесены в ежедневное планирование.

Планирование менеджеры должны делать реальное, по которому будут работать. Порой сотрудники составляют планы для «отмазки» руководителю, чтобы отстал. Попробуйте продать своим менеджерам идею важности составления регулярных планов и использование планирования в работе.

Расскажите о плюсах планирования:

  1. Работа по четко поставленному плану.

  2. Понимание, какая задача будет решаться следующим этапом (без траты времени на обдумывание дальнейшей работы и без перескакивания с процесса на процесс, что позволит лучше концентрироваться на работе, более эффективно справляться с задачами в рабочее время, как следствие своевременный уход с работы с полностью решенными задачами).
  3. Признак успешности и эффективности личности: грамотное планирование освобождает время для собственного развития, спланированная деятельность является наиболее продуктивной).Первое время вам придется планировать вместе со своими менеджерами, до тех пор пока планирование не вошло у них в привычку. Приучив сотрудников отдела продаж планировать свою деятельность, вы сможете лучше контролировать работу отдела, а менеджеры смогут работать более продуктивно.

    Простая CRM-Система, которая поможет экономить время. Менеджер задач, статистика и отчёты

    Организованной вам работы отдела и продуктивных менеджеров по продажам.

Источник: http://clientobox.ru/blog/taym-menedzhment-prodazh/

Как правильно спланировать рабочий день?

В дальнейшем я сохранил это правило на всю жизнь. Планы и задачи менялись, а привычка выполнять несколько различных дел в течение дня только крепла, а вместе с ней и работоспособность, эффективность моей работы.

Ведь, если вдуматься, высокая утомляемость, апатия, низкая производительность труда — по большей части результат нашего видения себя, своей работы и не в последнюю очередь отсутствие привычки к планированию и приоритизации.

  Вероятно, для некоторых творческих работников и специалистов узкого профиля это несущественный недостаток, но быть хорошим менеджером без умения планировать активности, расставлять приоритеты и группировать задачи не получится.

Так что если вы не приучили себя планировать дела в школе или институте, лучше всего заняться этим как можно скорее. Для начала выясните, чем вы на самом деле занимаетесь в течение дня. Просто каждые полчаса отмечайте, чему вы посвятили это время.

Когда вы проанализируете записи за неделю, вы удивитесь тому, как много времени уходит на неважные, дублирующие друг друга или просто не относящиеся к работе дела и задачи.  Соответственно, следующий шаг — отбросить все лишнее.

За этим также придется долго следить, от некоторых привычек или ритуалов очень сложно избавиться. Третий шаг — сгруппировать основные задачи и типы работ и заниматься ими последовательно, а не в произвольном порядке. Так вы существенно повысите свою способность концентрироваться.

  На первый взгляд сделать это очень просто, не сложнее, чем делать зарядку по утрам. Но и зарядкой ведь не каждый занимается. 

Что касается планирования моего дня, то и сейчас я уделяю этому много времени (хотя большую подготовительную и организационную работу делают мои помощники). Возможно, позже я напишу пост о роли личного помощника в работе руководителя.

Основой правильного тайм-менеджмента является понимание своих главных функций.  Для меня это стратегия, отношения с ключевыми клиентами и партнерами, самые крупные сделки, команда, назначения и мотивация сотрудников.

Если в одном из этих направлений случается проблема, то это моя проблема, которую я должен решать в первую очередь.

Еще одним принципиальным моментом является присутствие в графике времени на незапланированные активности. Они всегда случаются, и важно иметь некий резерв времени, поскольку нет ничего хуже, чем когда одна встреча наползает на другую или приходится делать что-то второпях.

Не стоит забывать и о том, что все люди разные, а значит, планирование должно быть индивидуальным. Свой оптимальный график я построил уже давно. Обычно в 9 утра я уточняю окончательный график с командой и просматриваю брифы с описанием встреч, которые мне сегодня предстоят. Подготовка брифов — отдельная тема: в них четко описаны цели, задачи, участники.

Читайте также:  Как варить вермишель

Это также позволяет мне сэкономить время. После проведения около десяти встреч я отправляюсь домой и посвящаю время общению с родными, регулярно хожу на йогу или в фитнес. А ближе к ночи еще работаю электронно. Такой распорядок позволяет мне не переключаться лишний раз между типами работы и легче входить в нужный режим.

Однако чтобы его построить и придерживаться, мне потребовалось начать планировать свое время еще со школы.

Источник: http://www.forbes.ru/forbes-woman-column/karera/204044-kak-pravilno-splanirovat-rabochii-den

Как планировать рабочий день: секреты успешных руководителей

Как планировать рабочий день: секреты успешных руководителей

Фото: Instagram 

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Планирование рабочего дня руководителя: как научиться все успевать за 40 часов 
  • Как Генеральный Директор компании «Ауди Центр Таганка» планирует свою рабочую неделю
  • Как планировать рабочий день и каким задачам уделять внимание в первую очередь  

Организация и планирование рабочего дня – сложная наука, но этим навыком должен владеть каждый успешный руководитель. В этой статье Ваши коллеги расскажут, как планировать рабочий день, бороться с цейтнотом и все успевать.

  • Как организовать рабочее время, чтобы не выбиваться из сил и все успевать 

Как планировать рабочий день, научиться выделять приоритеты и отказаться от всего лишнего

Федор Овчинников, Директор компании «Додо-пицца», Сыктывкар

Когда я понял, что для достижения цели мне нужно успеть и то, и это, и еще вон то и при этом не взорваться от перегрузки и жить гармонично, –  ответ на вопрос как планировать рабочий день пришел сам собой. Рецепт правильного подхода к организации рабочего времени прост. На одном листе бумаги я составил список всех своих приоритетов, а на другом – всех совершаемых мною дел.

Затем вычеркнул из второго списка все, что отнимает время, но не доставляет мне удовольствия, не снимает напряжение, не развивает и не приносит пользу. Таким образом, я исключил из своей жизни телевизор, бесцельный серфинг по Интернету и зависание в социальных сетях.

Зачем мне сидеть в Интернете, если я и не работаю, и не отдыхаю и если вместо этого могу пойти в кино с семьей и получить массу удовольствия?

Почему важно иметь цель. Если у Вас нет цели, отказаться от названных мною времяпоглотителей затруднительно.

А если цель есть, и Вы действительно желаете ее достичь, то нет ничего сложного в том, чтобы сконцентрироваться, приструнить свою лень и исключить все лишнее, – ведь Вы знаете, что каждая минута имеет ценность.

Тем более что все мешающие привычки – почти как привычка курить: когда бросаешь, сначала сложно, а спустя время уже и не помнишь, что раньше курил. Конечно, не все может получиться сразу – будут минуты, когда покажется, что все усилия зря. Но такие минуты проходят, а опыт – остается.

Всего несколько лет назад я был куда менее организован. Мог промыкаться весь день и ничего не сделать. Тогда я занялся самодисциплиной: если отказался от телевизора – то больше его ни разу не включаю; если решил начинать день с самого сложного дела – именно так и по­ступаю.

Не важно, лень мне или не лень, хочется или не хочется, – надо! Если я намерен достичь своей цели – то мне надо все это делать. И такой подход стал давать результат.

А результат приносит удовлетворение: когда вижу, что чего-то достиг, вечером я спокоен – нет ощущения дискомфорта, нет паники, что опять ничего не успел.

Источник: https://www.gd.ru/articles/3261-kak-planirovat-rabochiy-den

Планирование рабочего дня руководителя

Планирование рабочего дня руководителя

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Грамотное и эффективное руководство — это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное — для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач — проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Причина дефицитаОписание проблемы
Неоправданная спешка Руководитель постоянно торопится сам и поторапливает подчиненных. В результате важные задачи выполняются поверхностно, «для виду»
Усталость Постоянная работа в режиме аврала приводит к быстрому переутомлению
Большое скопление неоконченных дел Отсутствие четкого плана и привычка браться за несколько дел сразу, приводит к нагромождению работы
Суета Эта черта свойственна излишне эмоциональным и импульсивным руководителям, не склонным к рациональному планированию
Демотивация Черта, свойственная назначенным директорам с низкой оплатой труда
Отсутствие плана Неорганизованный и недисциплинированный человек становится руководителем, не представляющим перспектив развития компании
Завершение работы дома Это симптом серьезной проблемы. Если руководитель берет работу на дом, значит назрела насущная потребность в оптимизации рабочего графика

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя — процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов.

Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании — пустых клеток, т.е.

, периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно — обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей — определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания.

Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210990-qqq-17-m7-planirovanie-rabochego-dnya-rukovoditelya

Организация рабочего времени руководителя

Организация рабочего времени руководителя

Каждый руководитель должен рационально планировать свое рабочее время, благодаря чему он сможет принести максимальную пользу своему предприятию. Из-за того, что в сутках насчитывается ограниченное количество часов, директору следует правильно расставлять приоритеты.

Грамотное планирование рабочего дня предусматривает определение основных задач и целей на несколько суток вперед, благодаря чему руководителю удастся освободить время для решения творческих задач.

Читайте также:  Какие документы нужны при получении российского паспорта

Общая информация

Динамично развивающиеся коммерческие компании отличаются от неперспективных предприятий грамотным руководством.

Выбор командного стиля руководства требует от директора не только правовых, но и психологических установок, благодаря чему он сможет пользоваться своей властью, отдавать высокорезультативные приказы.

Понятие и структура времени

Чтобы разобраться в терминологии и понять, что обозначает «рабочее время» необходимо применить нормативно-правовой подход.

Время работы руководителя представляет собой определенный временной промежуток, которого достаточно для выполнения трудовых обязанностей, направленных на увеличение рентабельности компании, следствием которой является увеличение его благосостояния.

Рабочее время руководителя измеряется:

  • часами;
  • неделями;
  • месяцами;
  • днями;
  • годами.

Если руководителю удастся создать необходимые экономические условия, он сможет сократить продолжительность рабочего дня. Также стоит отметить, что рабочее время может быть скользящим, гибким или неполным, если организацией будут осуществляться специфические производственные процессы.

Сегодня уже давно утратила свою актуальность поговорка «время-деньги», так как рабочее время уже давно стало его дороже.

Из-за большой конкуренции и постоянно изменяющейся конъюнктуры отечественного рынка руководители должны уметь эффективно организовывать свое рабочее время, причем абсолютно на всех уровнях:

  • на корпоративном;
  • на командном;
  • на индивидуальном.

Каковы основные причины его дефицита?

Многие руководители не могут понять, почему им всегда не хватает рабочего времени, чтобы успевать выполнять все намеченные задачи.

Чтобы разобраться, из-за чего возникает его дефицит, следует изучить таблицу:

Причины дефицита рабочего времени Что приводит к дефициту времени
Спешка Из-за постоянной спешки руководители не в состоянии сосредоточить внимание на насущных проблемах компаний
Переутомление Отсутствие отдыха, длительная работа в сложных условиях приводят к потере работоспособности
Нагромождение работы Руководитель, который не умеет планировать рабочее время, начинает сразу хвататься на выполнение разных задач, из-за чего не может сконцентрировать внимание на главном
Суетливость Как правило, это качество свойственно импульсивным руководителям, которые плохо организовывают свой рабочий день
Отсутствие мотивации Если руководитель выполняет лишь функции директора, и за свою работу получает необоснованно низкую заработную плату, у него отсутствует стремление повышать продуктивность компании, так как он не видит в этом для себя никакой финансовой выгоды
Отсутствие плана Если руководитель является неорганизованным по жизни человеком, у него и в рабочих вопросах отсутствуют планы, цели и задачи
Доработки дома Если директор не может правильно организовать свой рабочий день, он будет регулярно брать работу на дом

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.

В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.

Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:

  • спонтанное время – 20%;
  • непредвиденное время – 20%;
  • рабочее время – 40%.

Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.

Цели

Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В

результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.

Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:

  • конкретность;
  • реалистичность;
  • ориентированность на достижения конкретного результата;
  • ограниченность и измеримость конкретными сроками.

Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.

Принципы организации

При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.

В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:

  • в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
  • если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
  • устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
  • выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.

Этапы и методы

Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.

Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:

  1. Определить стандартный распорядок дня.
  2. Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
  3. Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
  4. Сделать отметки о степени важности всех дел.
  5. Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
  6. Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
  7. Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
  8. Выделить время на отдых и приемы пищи.

Составляем график работы на неделю

На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:

День рабочей недели Список дел
Понедельник Командировка, региональная инспекция
Вторник Проект В. Изучить промежуточный отчет
Среда Доклад. Обзоры
Четверг Проект А, определить конечный срок его сдачи
Пятница Изучить месячный отчет

Ежедневно руководитель живет по такому графику:

  • 9.00-9.30 – планерка с сотрудниками;

Источник: http://kadriruem.ru/planirovanie-i-organizacija-rabochego-vremeni-rukovoditelja/

Как рационально использовать свое время, чтобы все успевать. Секреты экономии времени

Как рационально использовать свое время, чтобы все успевать. Секреты экономии времени

Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время.

Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает.

И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.

Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать

Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:

  • разработать определенный план;
  • первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
  • не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
  • ежедневно анализировать выполненные задачи;
  • в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
  • следить за порядком;
  • выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.

Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя

Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.

Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни  в целом.

Существуют такие этапы планирования рабочего времени:

  • выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
  • определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
  • рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
  • составление поэтапного плана выполнения работ;
  • избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
  • отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
  • определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
  • избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
  • выбор хобби для досуга.
Читайте также:  Какие антибиотики принимать при лимфадените

Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.

Как составить план работы

Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:

  1. Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).
  1. Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.
  1. Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).
  1. Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).

Как планировать время. Рекомендации для руководителя

Чтобы разгрузить свой день, важно:

  1. Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
  2. В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
  3. Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
  4. Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
  5. Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.

Секреты рационального планирования

Правильно планировать день позволят:

  • оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
  • контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
  • завершение начатых дел;
  • устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
  • чередование работы с отдыхом;
  • анализ планирования времени;
  • постоянное улучшение своих результатов работы.

Секреты экономии времени руководителя

  1. Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
  2. Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
  3. Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
  4. Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
  5. Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
  6. Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
  7. Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
  8. Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
  9. Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
  10. Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.

Источник: http://4ownbiz.ru/life-hacks/kak-racionalno-ispolzovat-svoe-vremya-chtoby-vse-uspevat-sekrety-ekonomii-vremeni.html

Как организовать рабочий день руководителя | Фабрика Результатов

Здравствуйте, коллеги! Когда я впервые оказался на руководящей должности, возник совершенно неслучайный вопрос — как мне, новоиспеченному руководителю, организовать свой рабочий день? Конечно, я справился тогда с этой задачей. Но интересно другое — совсем недавно поймал себя на мысли, что то, как организован мой рабочий день сейчас и 8 лет назад, кардинально отличается.

Потому можно предположить, что универсального, работающего для всех метода не существует. При этом есть более и менее полезные рекомендации, которые кому-то из вас точно пригодятся. Давайте разберем их в данной статье.

Планирование рабочего дня руководителя

Если вы управленец, скорее всего минимум раз в неделю наблюдаете, что время куда-то девается, люди начинают дико тупить, да и ваша голова не хочет больше быть многозадачной! И так у подавляющего большинства коллег. Но задаемся вопросом, как планировать рабочий день, мы при этом не всегда. Просто разгребаем.

Именно, ведь так принято, что наша работа должна быть иногда жесткой и отнимать время.

Ссылаясь на результаты исследования одной из консалтинговых компаний, все люди (и руководители в том числе) — стадо. Конечно, нас не заставишь купить ненужную вещь на улице. Но относительно того, сколько в жизни должно быть работы — точно.

А потому и занимаемся покупкой умных ежедневников, настройкой специальных приложений на iPhone, посещением тренингов по тайм-менеджменту и тд.

Но рано или поздно руководитель приходит к тому, что нужно понять комфортный для себя ритм и планировать день исходя из этого, а не каких-то общепринятых видений.

Как правильно организовать рабочий день

Есть 2 ракурса данной проблемы. С одной стороны, это универсальные правила жизни компании. С другой — наше уникально «Я», которое то и дело с этими правилами борется. Чтобы научиться составлять план рабочего дня, который работает, нужно соблюдать баланс:

  1. Записывайте утром все дела на день — это поможет посмотреть со стороны, оценить фронт работ и понять, все ли сочетается с точки зрения здравого смысла.
  2. Выделяйте самое важное и срочное — исходя из этого вам станет понятно, у вас сегодня день встреч или день бумажной работы.
  3. Не бойтесь менять планы на день — вы будете намного эффективнее, если воплотите свежую идею сразу, пока есть вдохновение (а это важно для руководителя).
  4. Согласуйте планы с коллегами — минимум один ваш начальник и один ваш подчиненный должны быть в курсе (увидите, вас начнут меньше дергать и с той, и с той стороны).
  5. Анализируйте — каждый день пишите выводы. У меня, например, есть привычка в те дни, когда пишу план на день, уже вечером в самом низу листа написать себе обратную связь, где я организовал день правильно, где нет.

Придерживайтесь этих рекомендаций, и планировать распорядок дня руководителя станет намного проще.

Но ведь волшебных таблеток не бывает!

Верно, не бывает.
Сейчас нам это кажется ясным. А вот, вспоминая себя 8 лет назад (с чего, собственно, и начал статью), я бы впечатлился, скопировал себе кусок этой статьи, и побежал внедрять

Источник: https://www.fare.com.ua/kak-organizovat-rabochij-den-rukovoditelya/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector