Как оформлять документы в архив

Сдача документов в архив

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью.

Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив.

Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях — два месяца).

Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.

Порядок формирования архивных дел

Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам.

С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке — номенклатура дел.

Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.

Для формирования дел могут использоваться различные признаки, например, номинальный (приказы, протоколы и пр. объединяются в отдельные папки). Также может применяться предметно-вопросный метод (с учетом содержания документа — судебное, личное дело и пр.), корреспондентский (по адресу) и иные.

Максимальное количество листов в одном деле не должно насчитывать свыше 250 листов. Когда же число документов, которые относятся к данному делу, значительно больше, то требуется разбивка на тома.

Сроки хранения документации

Документы налогового учета

В данную категорию входят документы, по которым осуществляется расчет, уплата налогов. К ним относятся акты, чеки, квитанции, накладные, платежки на уплату налога. Согласно Налоговому Кодексу (пп.8 п.1 ст.

23) они подлежат хранению на протяжении 4 лет.

В случае же списывания приобретенного основного средства отсчет срока длительности хранения документов начинается только после полного признания этого основного средства в расходах.

Бухгалтерская документация

Сдача бухгалтерских документов в архив производится на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.

2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Длительность хранения банковских и кассовых документов, всей первичной документации, учетной политики, документов инвентаризации, бухгалтерской отчетности равняется 5 годам. Расчет срока начинается с начала года, который следует после года прекращения применения документа. Готовая бухгалтерская отчетность должна храниться на постоянной основе.

При выявлении срока хранения бухгалтерских документов, стоит принимать во внимание вероятность их востребованности в случае возникновения в организации убытка, который списывается на протяжении 10 лет. При этом налоговые органы могут осуществить проверку за последние три года, вследствие чего рекомендуемый срок хранения документации возрастает до 13 лет.

Кадровая документация

Сдача кадровых документов в архив осуществляется в соответствии с архивным законодательством. В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение

1) Экспертиза практической и научной ценности документации

Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

Для передачи в архив. В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
Для хранения в структурных подразделениях компании. Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.
Для уничтожения.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение. По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант — раз в год.

2) Оформление архивных дел

Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив).

Нумерация и подшивка не требуются. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава обязательно проходят такие процедуры, как подшивка, переплет, нумерацию, оформление реквизитов титульного листа. Для особо ценных дел (среди них — личных, судебных и т. п.

) предусматривается составление внутренних описей.

В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ. Каждый лист подвергается нумерации черным графитным карандашом с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне. В листе-заверителе указываются отсутствующие страницы и с дефектами (надорванные, подклеенные и пр.).

3) Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения

Данные мероприятия подразумевают составление внутренней описи документов дела, в которой фиксируются индекс дела, номера листов дела, его заголовок. Заполненная опись должна быть в начале дела.

Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела.

Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах. Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив.

4) Обеспечение их сохранности

До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность.

Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию.

Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

Предусматривается возможность их временного использования, для чего требуется разрешение начальника делопроизводственного подразделения. В деле сохраняется заверенная копия документа, фиксируется причина выдачи оригинала.

5) Непосредственная передача документации в архив

В целях оптимизации процесса дела передаются в архив на основании графика, который составлен архивным учреждением, согласовывается руководителем структурного подразделения, производящего сдачу документов, утверждается руководителем организации.

Передача документации осуществляется на основании описей. В обязанности сотрудника архива входит проверка правильности формирования дел, оформления, соответствия количества дел в предоставленной описи, номенклатуре дел организации. При обнаружении недостатков их устранение производится силами сотрудников делопроизводственной службы организации.

Сотрудник архива принимает каждое дело, при этом на двух экземплярах описи ставится пометка о наличии дела. После сверки дел внизу описи документируется число принятых в архив по факту дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, подписи сотрудника архива и организации.

Нюансы процедуры уничтожения документов

Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе.

Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму — Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.

Скачать бланк акта на уничтожение документов

Скачать пример заполнения акта на уничтожение документов

Источник: http://www.adok.ru/zakonodatelnaya-baza/sdacha-dokumentov-v-arkhiv.php

Передача документов в архив организации

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему.

Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы – неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают.

Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. Надо только как следует изучить их и начать использовать.

В этой статье мы постарались наиболее подробно рассказать, как правильно и корректно передавать дела в архив, каковы сроки передачи и порядок оформления этой процедуры. Можно скачать пример описи дел для передачи в архив и образец ее заполнения.

В статье о номенклатуре дел мы уже писали, каковы различия между грудой бумаг непонятного назначенияи архивом. Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах.

Понятно, что как только организация создает свой архив, сразу же появляется много желающих сдать туда старые документы, освободив место на полках и в шкафах. При этом никто не знает, как это нужно делать.

Обычно работников архива не много, и, если они начнут сами правильно оформлять дела, а потом сами же их и принимать, то процедура затянется на долгие годы. Работники же заниматься оформлением не желают.

Так кто прав?

Определяющий нормативный документ в процессе создания архива предприятия и также в дальнейшей работе этого архива–Основныеправила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.

02.2002. В соответствии с этими правилами и утверждаются внутренние нормативные документы компании. Речь идет о номенклатуре дел, положении об архиве, правилах передачи дел в архив и других документах.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3602

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации.

Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.
оформление дел в соответствии с установленным порядком.
экспертиза ценности документов и дел.
описание дел, передаваемых в архив организации.
передача документов в архив организации.

Формирование дел

Документы при подготовке к передаче на хранение должны быть правильно сформированы в дела.

Необходимо соблюдать основные требования:

в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);
в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии. Небольшой объем документов (например, некоторые формы статотчетов состоят из 1-2 листов) не является основанием для их объединения за несколько лет в одно дело;
дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;
в дело включается по одному экземпляру документов.

Документы располагаются внутри дела, как правило, в хронологическом порядке. Приказы по основной деятельности и по личному составу формируются по возрастанию номеров, т.е. с №1 и далее, и по хронологии от января к декабрю.

При больших объемах документов приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении, премировании можно формировать в отдельные дела.

Если в делопроизводстве организации приказы по основной деятельности и приказы по личному составу велись вместе, их необходимо разделить.

Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е. либо в одно дело за весь год, либо по месяцам, либо по всей организации, либо по каждому структурному подразделению.

Лицевые счета по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Расчетно-платежные ведомости и лицевые счета могут формироваться внутри года по структурным подразделениям.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет.

Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т.д. Данные виды приказов хранятся 5 лет.

Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.

Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

порядковый номер документа, включенного в опись;
номер и дата документа (если это необходимо);
наименование документа;
количество листов в документе;
примечание;
итоговая запись о количестве документов личного дела.

Примерный порядок расположения документов в личном деле таков: внутренняя опись документов дела, листок по учету кадров или анкета, заявление о приеме на работу, автобиография, заверенные копии личных документов, заверенные копии приказов о приеме, назначении, перемещении, должностные обязанности, документы по аттестации и т.д.

Карточки формы №Т-2 группируются, по возможности, по году увольнения работников, а затем – по алфавиту. Если карточки велись неправильно, и год увольнения установить невозможно, карточки группируются в алфавитном порядке за весь период деятельности организации.

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

оформление обложки дел по установленной форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
составление внутренней описи документов дела (если необходимо);
подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

наименование организации;
индекс дела по номенклатуре дел организации;
заголовок дела;
даты дела (даты подписания приказов о приеме и увольнении);
количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела. Сформированные дела подлежат оформлению.

Источник: http://samoychiteli.ru/document35443.html

Оформление дела

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела (оформление всех необходимых элементов обложки). В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел.

Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.

При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.

Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу. Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:

Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).

Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.

Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.

Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола – можно с привлечением специализированной организации, а можно выполнить и самостоятельно. Работы могут проводиться без специального оборудования. Тогда для облегчения процесса выполнения проколов часто используют обычную электродрель (необходимо сверло маленького диаметра), еще будут нужны капроновые нитки и большая игла.

Нормативными документами не предусмотрено дополнительных инструкций по переплету или прошивке дел. Главное, чтобы получилось аккуратно и обеспечена читаемость текста составляющих дело документов.

После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение (последнее – для организации-источника комплектования госархива).

Евгения Полоса

К записи 214 комментария

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/oformlenie-dela.html

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье.

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив?

Какие документы подлежат архивированию?

Куда передаются документы из отдела кадров?

Что включает в себя подготовка дел к архивированию?

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив?

Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. Так, если в организации архивирование еще ни разу не проводилось, а срок ее деятельности составляет уже несколько лет, одного сотрудника может быть попросту недостаточно, чтобы обработать весь массив документов.

В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников.

Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы.

Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров.

Какие документы подлежат архивированию?

В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов.

В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом.

Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба.

Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:

трудовые договоры — 75 лет,
личные дела сотрудников — 75 лет,
документы о премировании — 5 лет.

В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников. После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение.

Куда передаются документы из отдела кадров?

Под архивом могут пониматься:

специализированные учреждения, где собираются документы федерального, регионального или местного значения;
отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

Если в компании документооборот большой, то в ней учреждается архив, куда из всех подразделений сдаются на хранение документы. Если в организации отдельного архива нет, может быть принято решение подписать договор со специализированным учреждением, куда и будут в дальнейшем передаваться документы.

В то же время есть ряд документов, имеющих статус не просто архивных, а документов Архивного фонда РФ. Такой статус по закону получают документы, имеющие особую ценность для общества и государства (ст. 3 ФЗ «Об архивном деле»).

Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением (ч. 7 ст.

6 ФЗ «Об архивном деле»).

При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение.

В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение. Этим может заниматься и ликвидатор (ликвидационная комиссия), но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. к. иначе их не примут на хранение.

Что включает в себя подготовка дел к архивированию?

Как будут подготавливаться документы для передачи в архив организации, решается индивидуально.

Так, в одних случаях в структурных подразделениях проводится минимальная работа по сбору и систематизации документации, после чего уже в архиве ответственные сотрудники проводят все необходимые работы по определению документов на хранение; в других же составление подробной описи передаваемых дел может требоваться уже от самих подразделений.

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года:

каждое дело формируется в соответствии с номенклатурой;
дела, в которые входят документы со сроком хранения более 10 лет, подшиваются и нумеруются;
при необходимости составляются внутренние описи;
в конце каждого дела прикрепляется лист-заверитель;
оформляются обложки дел;
составляется опись всех передаваемых в архив дел.

Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Таким образом, процедура архивирования подразумевает, что кадровые документы пройдут экспертизу, в рамках которой будет определена их ценность и необходимость дальнейшего хранения с указанием сроков, и все отобранные для хранения документы будут систематизированы и учтены.

Уже на этапе архивации документов внутри компании необходимо так построить работу в этом направлении, чтобы сформированные дела отвечали требованиям законодательства в сфере архивного дела.

Только тогда при дальнейшей передаче дел в архивные учреждения не нужно будет совершать дополнительных действий по их оформлению.

Источник: http://nsovetnik.ru/kadrovye_dokumenty/procedura_arhivirovaniya_kadrovyh_dokumentov_v_organizacii/

Передача документов на архивное хранение

Каждый документ на предприятии имеет цикл жизни, в соответствие с которым ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Конечным пунктом может стать как ведомственный, так и государственный (муниципальный) архив.

Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать в передаче документов, в том случае если они не были оформлены должным образом.

Этапы передачи документов на архивное хранение

1. Экспертиза научной и практической ценности документов

Начинать процедуру передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности позволяет обнаружить ошибки, которые были допущены при хранении документов с непродолжительными сроками хранения.

Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на уничтожение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет переплести и передать на хранение в архив.

2. Составление описей дел

Следующим этапом передачи документов на архивное хранение является составление описей дел. Архивная опись – это документ, который позволяет архивным работникам быстро ориентироваться в большом объеме несистематизированной информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению, без которого невозможна дальнейшая передача их в архив.

3. Брошюровка (переплет документов)

На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то как правило она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации.

Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное дело.

Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов.

4. Передача обработанных документов на хранение

После того как все этапы по обработке документов были пройдены (экспертиза ценности документов, составление описей и переплетные работы), организация может приступать к непосредственной передаче документов на хранение в государственный, ведомственный архив или архив компании. Это происходит в соответствие с ранее составленными описями. Если передаче на хранение подлежат особо ценные документы, то в обязательном порядке проверяется количество листов в деле.

Правила оформления при передаче документов на хранение

В ходе передачи дел на архивное хранение необходимо соблюсти некоторые правила оформления дела и его обложки. На обложке должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации;
наименование или код структурного подразделения;
номер дела;
заголовок дела;
даты дела;
количество листов;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.

В том случае если в компании поменялось название или наименование подразделения, на обложке дела указывается новое название, а старое нужно прописать в скобках. Если в делах приложены другие бумаги, то необходимо указать название и количество приложений на обложке.

Каждому делу должен быть присвоить учетный номер, который является частью архивного шифра и обеспечивает строгий учет документов. Оформление описей дел позволяют узнать расположение дел и краткое содержание документа.

Передача дел в ведомственный архив

Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение.

Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании

В соответствие с законодательством Российской Федерации документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу (кадровые документы) со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения (свыше 10 лет), служащие основанием для выдачи справок.

Передача документов на государственное хранение

В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.

На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел.

В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел.

Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.

Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел.

Важно: работы по подготовке к сдаче документов в государственный архив оплачивает организация, которая осуществляет передачу документов.

Источник: http://naar.ru/articles/peredacha_dokumentov_na_hranenie/

Как оформить документы для сдачи в архив

При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела для учета особо ценных документов — бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела кроме листа-заверителя и внутренней описи нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист формата А3, А2 разворачивается и нумеруется в правой сдачи верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и оформленный за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один.

Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т, документы для. Если к документу подклеены одним архивом другие документы вставки текста, как оформить, архивы, вырезки и т.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания могут нумероваться в общем документе или сохранять собственную http://agelix.ru/uk-rf/7009-st-34615-nk-rf-v-red-deystv-s-01012018.

php, если она соответствует порядку расположения листов в деле, сдачи.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый как листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в источник. листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом архиве формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме приложение 9в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются для нумерации номеров дела наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листова также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем, как. Все последующие изменения в архиве и состоянии дела повреждения, замена подлинных документов отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт, оформить.

Переплет дела подшиваются в твердую папку или обложку прочной ниткой в четыре прокола или могут быть переплетены. Нумерация листов осуществляется черным графитным документом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Составление заверительной надписи указываете сколько этим листов, имеются ли повреждения, подписываете и ставите сдачу.

Составление внутренней описи документов для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных дел и др. В конце описи укажите количество документов в деле и количество листов описи. Оформление всех реквизитов обложки дела наименование учреждения, структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела.

На документы постоянного или долговременного срока хранения составьте опись. Она должна включать в себя индивидуальный номер дела, а также раскрывать в заголовке дела его содержание отсюда состав.

Их оформление начинается в организации с момента заведения документов, а заканчивается передачей в архив по окончании календарного года или сроков хранения. В некоторых случаях дела хранятся дольше одного года. К ним относятся, например, документыкасающиеся кадрового учета.

Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документыпронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.

При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения.

Документы, подлежащие сдаче в архивподшиваются в отдельную папку с твердой обложкой.

Если документ имеет особую ценностьего, как правило, не прошивают, а вкладывают в файл или конверт иточник прилагают к делу.

В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале — внутренняя опись.

При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более На дела, которые хранятся в архив е постоянно, а также временно, но не менее 10 лет, составляется опись для передачи дел в архив.

Источник: http://agelix.ru/vodniy-kodeks/4983-kak-oformit-dokumenti-dlya-sdachi-v-arhiv.php

Порядок передачи дел в архив

Правильная организация ведения архивных дел даст возможность сотрудникам предприятия упорядочить и систематизировать документы, подлежащие хранению. Это позволит обеспечить быстрый поиск нужной информации и существенно облегчить к ней доступ.

Категории документов, подлежащие архивному хранению

В архив предприятия передают документы, имеющие определенные нормативами сроки хранения: постоянные, либо 10 лет и более (как правило, в эту категорию попадают личные дела сотрудников).

Дела, срок хранения которых определен менее 10 лет, находятся в подразделениях организаций, где они были изначально заведены, и хранятся там до окончания определенного срока и минования надобности.

В некоторых случаях руководители предприятий могут принимать решения о передаче некоторой части подобных дел в архив, например, в связи с нехваткой места для размещения в отделе.

Документы, имеющие временный срок хранения, подлежат уничтожению, что фиксируется составлением специального акта об уничтожении.

Передача документов в архив

Согласно установленным правилам, оконченные в делопроизводстве дела передавать в архив необходимо до момента истечения 3-летнего периода от даты закрытия.

Целесообразнее оформлять передачу документов в архив по завершению одного года, поскольку содержащиеся в них данные могут еще понадобиться для текущей работы.

Сотрудникам не придется тратить дополнительное время на частые запросы в архив и перемещение папок с бумагами.

График сдачи документов

В соответствии с установленными нормативными актами правилами, сдавать дела в архив следует по определенному графику.

Он может быть составлен в произвольном виде, с учетом индивидуальных особенностей работы отделов и интенсивности создания и накапливания документов по делопроизводству.

Главная задача – указать в графике, в какое сроки то или иное подразделение (назначенное лицо) обязаны сдавать в архив документы.

Назначать конкретное число не целесообразно, лучше писать только месяц, в котором должна состояться передача дел. Такой подход оставит достаточное временное пространство для маневра.

Составлением графика занимается отвечающее за архив лицо, проводит процедуру согласования всех сроков с начальниками подразделений и руководителем предприятия, который, в конечном итоге, утверждает документ.

Процедура передачи документов

Перед передачей документов в архив проводится экспертиза, определяющая их ценность. Все отобранные для архивирования бумаги перечисляются в сдаточной описи установленной формы. На грядущий календарный год необходимо, в соответствии с перечнем и номенклатурой, наметить дела постоянного и долгосрочного хранения, отразить в графике данные о сроках их сдачи и ответственных лицах.

При подготовке передачи документов в архив следует выяснить у ответственных лиц, не заводились ли в течение текущего периода другие дела данной категории, которые не были включены в общую номенклатуру дел и не учтены службой делопроизводства. В подобном случае руководителю подразделения придется писать объяснительную о причинах произошедшего. Неучтенное дело включается в сдаточную опись.

Правильность формирования (оформления) всех дел проверяется на этапе подготовки документации перед сдачей в архив.

Выборочно может рассматриваться и правильность ведения текущих дел данной категории, если обнаружены какие-либо недочеты.

Таким образом, служба делопроизводства может осуществлять контроль ситуации за состоянием ведения дел в отделах в целом, разработав рекомендации по устранению проблем, улучшению и усовершенствованию процесса.

После попадания документов в архив, его работники проводят научно-техническую обработку всех дел.

Бумаги подшиваются в твердый переплет, переоформляются в соответствии с нормативными требованиями, если в текущем делопроизводстве были допущены ошибки.

Не всегда специалисты подразделений соблюдают все нормы и требования к формированию и ведению дел, и обработчику иногда приходится все приводить в порядок, исправляя недочеты.

Каждый отдел перед передачей дел в архив обязан сделать главное – проверить, насколько полно и достоверно отражена информация на обложке каждой папки. Возможно, переделывать ее и не придется, так как изначально все было оформлено правильно, но проверить соответствие всех данных необходимо. Допускается делать дополнение на обложке, если каких-либо сведений не хватает.

По завершению всех предварительных процедур по подготовке документов к сдаче в архив и составлении приемо-сдаточного акта, дела доставляются в помещение, где архивный работник принимает их по описи и определяет на хранение.

Источник: http://MirBlankov.ru/poryadok-peredachi-del-v-arxiv/