Что такое факсимильная подпись

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле | Журнал «Главная книга» | № 4 за 2011 г

Главная → Бухгалтерские статьи

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 февраля 2011 г.

Содержание журнала № 4 за 2011 г.

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Судебные решения, упоминаемые в статье, можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ. Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Факсимиле — клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании.

Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П.

 Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

ООО «Энергия»	ООО «Смелость»
А.Е. Зуе­ва	Н.П. Сокольский

Источник: http://GlavKniga.ru/elver/2011/4/78-mozhno_chto_nelizja_podpisivati_faksimile.html

Что собой представляет факсимильная подпись?

Содержание

В настоящее время практически каждый предприниматель использует факсимильную подпись.

Факсимиле – это точная копия подписи человека, который расписывается на различных документах. Также можно воспроизвести точную копию любого рисунка, штампа, клише и т.п.

Где ставится факсимильная подпись?

Факсимильная подпись ставится на документах, которые не влекут за собой материальной ответственности. Чаще всего данную подпись ставят:

• на актах;
• на приходных накладных;
• на расходных накладных;
• на договорах;
• на различных счетах.

Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании.

В каких случаях нельзя использовать факсимиле?

Обычно факсимильную подпись не рекомендуют ставить на следующих документах:

• если предприниматель оформляет контракт на достаточно большую сумму;
• когда предприниматель либо бухгалтер сдает отчетность в налоговые органы;
• когда оформляют платежные документы;
• когда на предприятии проводят операции с вексельными документами;
• при работе с денежными чеками в иностранной валюте.

Обычно факсимильная подпись используется работниками компании, когда руководитель предприятия отсутствует на своем рабочем месте. Однако использовать ее не так просто, как может показаться изначально.

Рассмотрим пример

Пришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте.

В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре.

В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя.

Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.

В законодательстве не указано никаких ограничений в плане использования данной подписи на счетах-фактурах. Данный документ должен быть подписан в обязательном порядке директором компании и бухгалтером, но в каком именно порядке не сказано.

Но следует учитывать, что если на счете-фактуре ставят факсимильную подпись, то данный документ не должен быть зарегистрирован в книге, в которой отражают продажи и покупки, так как существуют определенные нормы по заполнению данной книги.

Рассмотрим подробнее, какие именно документы можно подписывать факсимильной подписью, в соответствии с законодательством:

• документ по аккредитиву;
• чек, в котором указана иностранная валюта;
• любые кассовые документы;
• документы, в которых ведется учет сырья, а также материалов;
• документы, в которых ведется учет заработной платы работников компании;
• документы, в которых отражается личный состав предприятия, а также ведется учет рабочего времени каждого сотрудника;
• акт приема-передачи работ либо услуг.

Как использовать факсимильную подпись?

Для того чтобы руководитель компании смог использовать факсимиле, ему необходимо издать приказ и в нем указать все положения и правила использования данной подписи. Обычно данный приказ содержит в себе следующие положения:

• Обязательно нужно указать список тех должностных лиц, которые в дальнейшем будут иметь право пользоваться факсимильной подписью;
• Указать полный перечень документов, на которых можно ставить факсимильную подпись;
• Основные способы хранения факсимильной подписи, и какой к ней будет доступ;
• Список должностных лиц, которые несут определенную ответственность за ее хранение;
• Образец подписей каждого должностного лица, которое несет ответственность за хранение факсимильной подписи.

Когда предприниматель наделяет должностное лицо правом использования факсимильной подписи, то следует доверять ее только тем лицам, чьи подписи заверяются. Если же доступ будет иметь какой-нибудь другой сотрудник, то в этом случае будет нарушены правила оформления первичной документации, а, соответственно, и документооборот в целом.

Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле.

Обычно такую подпись подделать нет возможности.

Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.

Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией, когда они не знают каким образом можно поставить факсимильную подпись на электронном документе. Для этого существует достаточно много программ, которые облегчают работу сотрудника компании.

Преимущества факсимильной подписи

Существует целый ряд преимуществ по использованию факсимиле в документообороте компании:

• Используя факсимильную подпись сотрудникам, а также другим предприятиям не придется затрачивать очень много времени для того, чтобы изучить переданные документы;
• Данная подпись сразу позволяет определить человека, который ее поставил;
• Вся информация, которая указана в документе, является конфиденциальной, за счет этого у компании могут снизиться финансовые риски потерь;
• Можно оформить и заключить достаточно быстро любые сделки между компаниями;
• В сформированном документе будет содержаться только достоверная информация;
• Обмениваться документами внутри компании, а также за ее пределами станет намного проще и быстрее;

Факсимильная подпись очень сильно облегчает и ускоряет работу на предприятии, как для предпринимателей, так и для бухгалтеров.

Источник: http://waytop.ru/faksimilnaya_podpis_faksimile.html

Факсимильная подпись на различных документах в 2017-2018 году

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ).

По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка.

Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009).

Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст.

 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
• Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/faksimilnuya-podpis/

Когда и кто может использовать факсимиле?

Неправильное использование факсимиле может привести к тому, что документ признают недействительным. Поэтому оформите возможность использования оттиска подписи и улучшите производительность в своей компании законно.

Что такое факсимиле?

Факсимильная подпись – идеально воссозданный оттиск подписи ответственного лица, обычно руководителя, который используется для оформления некоторых документов. Выглядит факсимиле как небольшая печать или штамп.

Необходимо факсимиле для того, чтобы упростить и ускорить процесс оформления документов в крупных компаниях.

К сожалению, факсимиле имеет два существенных недостатка: этот штамп может использовать кто угодно и не все документы можно заверить таким образом.

Договор – это письменная форма оформления сделки между физическими и юридическими лицами, либо только между юрлицами. Этот документ должен быть заверен подписями всех сторон.

Гражданский кодекс не определяет полностью возможность использования факсимиле во время оформления юридических бумаг, однако, в 160 статье ГК есть упоминание об использовании такой подписи.

Согласно этой статье факсимиле для заверки любых бумаг можно использовать только если до этого стороны заключили соглашение, которое разрешает право использования факсимильной подписи, и оно должно быть подписано сторонами соглашения собственноручно.

Таким образом, просто составить договор и заверить его факсимиле невозможно, требуется дополнительное соглашение.

Обычно факсимиле очень помогает в сотрудничестве с постоянными партнерами. Для этого достаточно составить первоначальный договор сотрудничества и в тексте договора указать возможность использования факсимиле в процессе сотрудничества.

Например, это пригодится для оформления актов выполненных работ, актов приема-отгрузки и других документов, сопровождающих долгосрочное сотрудничество двух контрагентов.

Также можно оформить отдельное соглашение об использовании факсимильной подписи, подписанное обеими сторонами, участвующими в сотрудничестве.

В случае если предварительный договор не был заключен, а факсимиле использовалось, суд признает документ недействительным, поскольку он не соответствует 160 статье ГК РФ.

Можно ли ставить факсимиле в трудовые договора?

Законодательство не имеет ничего против использования факсимильной подписи в трудовых договорах работников предприятия. Но, чтобы такое оформление было законным, руководителю нужно разрешить использование факсимиле собственным приказом по организации.

Какие документы нельзя заверять факсимильной подписью?

Нельзя использовать оттиск факсимиле на налоговых документах (например, декларациях); финансовых документах (векселя, доверенности, платежные поручения, банковские карты). Также факсимиле не сделает законными заявки на гранты, участие в торгах или тендерах и документы, для этих заявок оформленные.

А вот любые документы, которые не требуют движения финансов на счетах компании, можно заверять факсимильной подписью. Например, факсимиле намного упростит  оформление приглашений или грамот и похвальных листов. Также факсимиле подойдет, если Вы упомянули о его использовании при составлении договора с контрагентом.

Как оформить приказ о возможности использования факсимиле в работе организации?

Если Вы решили использовать факсимиле в работе, то это необходимо узаконить путем создания приказа по организации. Руководитель должен оформить соответствующий документ в любой удобной форме, вписать возможность использования факсимильной подписи в локальные нормативные акты компании.

В приказе обязательно должны быть отражены сроки изготовления факсимиле, назначен ответственный за штамп, перечислены случаи, когда возможно использовать оттиск. Также необходимо подготовить инструкцию по использованию факсимиле и заверить подписью руководителя компании.

Источник: http://well-business.ru/biblioteka/articles/kogda-i-kto-mozhet-ispolzovat-faksimile.html

Что важно знать при использовании факсимиле

Факсимиле в делопроизводстве – это быстро, экономно и удобно. Нередко его используют наряду с собственноручной и электронной подписью.  А зря! Факсимильная подпись – поле ограниченных возможностей, когда речь идет о контрактах, трудовых договорах, бухгалтерских документах и др.

Поэтому прежде чем взяться за изготовление этого чудо-штампа, важно разобраться, когда факсимиле – это безопасно, а когда – прямой путь в руки контролирующих органов. Об особенностях и тонкостях использования факсимильной подписи рассказывает эксперт нашего портала Т.В. Войцехович.

  

Факсимиле – это аналог собственноручной подписи, изготовленный в виде штампа. Технология факсимилирования, то есть точного воспроизведения графического оригинала (подписи, рукописи, рисунка и т.п.), известна давно. Однако только с появлением современных способов и средств механического воспроизведения факсимиле повсеместно стало частью делопроизводственной практики.

Оно является точной копией росписи должностного лица и поэтому может быть использовано в ряде документов для удостоверения его полномочий. Как правило, факсимильная подпись применяется в компаниях с большим объемом документооборота.

Она также необходима в тех случаях, когда руководитель в виду высокой занятости или вынужденного отсутствия физически не может (или не успевает) подписать документы.

Российское законодательство не раскрывает содержание понятия «факсимиле». Определение факсимиле встречается в ГК РФ и локальных правовых актах, например, в п. 7 приложения № 1 к Постановлению Правительства Москвы от 21.02.2006 года № 112-ПП «О регламенте Правительства Москвы».

Конкретные случаи и порядок воспроизведения факсимиле специальными законами не регламентированы. И поскольку прямых указаний на его применение в законодательстве не так уж много, у делопроизводителей, бухгалтеров и др.

сотрудников закономерно возникает вопрос о том, на каких документах можно ставить факсимиле, а какие требуют строго живой подписи.

Кто может использовать факсимиле и на каких документах

Обычно право заверять документы факсимиле имеет одно доверенное лицо. Зачастую им становится человек, представляющий интересы организации и пользующийся доверием руководства. В качестве такого доверенного лица многие руководители выбирают главного бухгалтера.

Для того чтобы бухгалтер или иное лицо могли использовать факсимиле от имени руководителя, в организации необходимо утвердить локальный нормативный акт (инструкцию, регламент). В нем должен быть определен перечень лиц, которые наделяются правом визировать документы факсимиле, и список документов, к которым применяется штамп.

При подготовке инструкции (регламента) важно не забыть прописать порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения факсимиле, а также приложить к акту рукописный оригинал подписи.

На сегодняшний день сложилась практика, когда организации ограничиваются проставлением факсимиле исключительно на документах внутреннего характера. Это могут быть поздравительные, приветственные письма и телеграммы, копии уже (собственноручно) подписанных документов, внутренние положения организации и другие документы, изданные по прямому указанию руководителя.

Гражданско-правовые сделки

При заключении сделки контрагенты вправе заверять документы факсимиле, а не ставить на них собственноручные подписи. Однако п. 2 ст. 160 ГК РФ ограничивает факсимильное воспроизведение подписи случаями и порядком, предусмотренными законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Поскольку на данный момент закона о факсимиле в нашей стране нет, соглашение сторон является единственным «пропуском» для использования такого штампа.

Если между контрагентами нет соответствующей договоренности, все документы, заверенные факсимиле, в результате могут быть признаны недействительными.

Гражданский кодекс не конкретизирует, в какой момент между сторонами должно быть достигнуто соглашение о факсимиле. Обычно на практике оно оформляется отдельным документом («Соглашение о порядке использования факсимиле») или вносится как условие в текст основного договора.

При этом стороны указывают, в отношении каких документов (составить перечень) может применяться факсимильная подпись. Отметим, что соглашение о порядке использования факсимиле должно быть заверено живой подписью.

Если в основном договоре возможность факсимиле не прописана, а дополнительное соглашение к договору оформлено с помощью факсимиле, впоследствии суд вправе признать это соглашение ничтожным в связи с несоблюдением письменной формы документа.

Данный факт подтверждается постановлением ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 года № КГ-А40/5987-04.

Трудовой договор

В трудовом законодательстве отсутствует понятие факсимиле и порядок его применения в сфере трудовых отношений. В то же время Трудовой кодекс РФ прямо не запрещает использовать факсимиле при заключении трудовых договоров.

Правда, в данном случае нерешенным остается вопрос о передаче полномочий на использование факсимиле доверенному лицу: ТК РФ не содержит указаний о передаче права заверять трудовые документы от имени руководителя.

Помимо этого, использование факсимиле при заключении трудового договора ставит под сомнение волеизъявление работодателя: действительно ли он согласен принять каждого нового работника на условиях, указанных в договоре?

В отличие от гражданско-правой сферы, ненадлежащее оформление трудового договора (в случае непризнания за факсимиле юридической силы) существенно не влияет на трудовые отношения. Согласно ст. 16 ТК РФ и ч. II ст.

67 ТК РФ, даже если трудовой договор не был оформлен, он считается заключенным с момента, когда работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Наиболее значимым риском при заключении трудового договора с помощью факсимиле остаются санкции трудовой инспекции. Она может расценить это как факт нарушения трудового законодательства.

Бухгалтерские документы (накладные, акты и т.п.)

Источник: http://naar.ru/articles/chto-vazhno-znat-pri-ispolzovanii-facsimile/

Законна ли факсимильная подпись на документах

Статья опубликована в журнале «Бухгалтерские вести» №32 за август 2012 года.

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю.

С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям.

Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст.

160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности — письменного соглашения.

Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо:

«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Источник: https://delconsult.ru/blog/faksimilnaya-podpis

Когда возможно использование подписи факсимиле?

В современных деловых взаимоотношениях очень часто применяют подпись факсимиле. Но для уверенности в том, что ваш документооборот соответствуют действующим нормативно-правовым актам, нужно точно знать, на каких типах документации такой тип подписи допускается, а на каких неприемлем.

Запомните, что факсимильная подпись допускается к применению только на документах, подписание которых не возлагает на подписывающего человека материальную ответственность.

Договора с контрагентами

Использование факсимиле в договорах применяется довольно часто. Но есть один нюанс. Стороны договора в обязательном порядке должны предварительно заключить письменное соглашение об использовании факсимильных подписей. В нем должны находиться образцы личных подписей лиц, которые уполномочены заключать контракт.

Если этот принцип не выполняется — заключенный таким образом контракт будет не действителен. Значит, при решении любых спорных вопросов в судебных инстанциях, с виновной стороны будет невозможно потребовать никаких штрафов и материальных средств, покрывающих убытки.

Бухгалтерские и налоговые документы

Принципы оформления бухгалтерской документации утверждаются Министерством Финансов. Нормативно-правовые акты разрешают подписывать первичную документацию:

• лично;
• подписью факсимиле;
• другим механическим или электронным способом.

Но кассовые и расчетные документы заверять, используя факсимильную подпись факсимиле не разрешается.

Помните, что способ заверки разрешенных документов внешнего применения с использованием факсимильной подписи, должен быть записан в контракте, приложении к нему или в дополнительном соглашении.

Также там должен находиться перечень документов, в которых может использоваться факсимиле.

Только таким образом подпись факсимиле будет иметь ту же юридическую силу, как и поставленная собственноручно.

Но есть случаи, когда при оговоренных принципах применения факсимильной подписи в дополнительных соглашениях, судебные инстанции признавали эти документы недействительными.

При документообороте, используемом для внутреннего пользования, регламент заверки его факсимиле должен быть оговорен в приказе или распоряжении. Директор предприятия обязан собственноручно подписывать все первичные бухгалтерские документы.

Налоговые накладные должны быть подписано собственноручно лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять продажу товаров, работ или услуг, и быть заверены печатью.

Налоговые декларации

Так как субъекты хозяйствования и государство не заключают между собой никаких договоров об использовании факсимильных подписей, в налоговой отчетности они не допускаются. По букве закона, даже если налоговая декларация подана, подпись факсимиле плательщика налогов не доказывает подтверждение им представленной информации.

Отрицательные последствия при несоответствии подписей принятым нормам могут возникнуть как у налогоплательщиков, так и у государства.

Факсимильные счета-фактуры

Официально, государственные налоговая инспекция разрешает применение факсимильных подписей на документах при соблюдении условия договоренности сторон. Тем не менее, они утверждают, что счета-фактуры с такими подписями не могут быть допущены к налоговому учету.

Налоговики утверждают, что налогоплательщик не имеет права предъявлять к вычету или возмещению НДС, заплаченный поставщику на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Но при рассмотрении споров, некоторые высшие судьи признавали законность факсимиле на счетах-фактурах, и такая документация была признана годной к налоговому учету.

Что нельзя подписывать факсимиле

Вот перечень документов, факсимильная подпись которых запрещена на государственном уровне:

• доверенность;
• трудовой контракт и другие коллективные документы;
• вексель;
• документы публичных правоотношений;
• финансовые отчеты;
• первичная бухгалтерская документация.

Тем не менее, есть некоторые исключения. На законодательном уровне допускается применение факсимильных подписей:

• на чеках, предназначенных для выплаты пенсий;
• на договорах и доверенностях выданных физическим лицом, не предприятием.

Перечень первичной документации, которую не разрешается подписывать факсимиле:

• платежные требования и поручения;
• платежные поручения или заявки на покупки или продажу валюты и банковских металлов;
• денежные чеки;
• кассовые документы.

Налоговые нормативно-правовые акты допускают предоставление налоговой отчетности в электронном виде с применением электронных подписей. Но это не относится к другим аналогам личных подписей документов, в том числе факсимиле. Также не допускается подпись факсимиле при заполнении первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур.

Также, чтобы обезопасить себя от значительных финансовых потерь не советуется подпись факсимиле применять при заключении договоров на особо крупную сумму.

Подведем итоги:

Факсимильная подпись может применяться, если существует нормативно-правовой акт, оговаривающий ее использование. Применение факсимильной подписи ограничивается хозяйственными взаимоотношениями между предпринимателями, и то, с некоторыми ограничениями. При административно-налоговых взаимоотношениях применять факсимиле не разрешается.

Правомерность использования факсимиле:

Источник: http://boss-consult.ru/buch/docs/podpis-faksimile.html

Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования — Юридический справочник бизнеса

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.

Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.

Чаще всего факсимиле применяется:

• при отсутствии руководителя на рабочем месте;
• при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
• при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
• при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.

Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.

В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.

Где нельзя использовать

Использование факсимильной подписи не допускается при подписании следующих документов:

• первичной бухгалтерской документации;
• нормативных и законодательных документов;
• налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
• доверенностей на совершение юридически значимых действий;
• договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
• векселей;
• платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
• счетов-фактур;
• документации для участия в конкурсах и тендерах;
• заявлений от физических и юридических лиц.

Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).

Где разрешается применять штамп

Применение штампа допускается при подписании:

• квитанций, приходных и расходных ордеров;
• записей в кассовых книгах;
• учетных бланков;
• удостоверений сотрудников;
• патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
• ведомостей и справок о зарплате работников;
• табелей учета рабочего времени;
• свидетельств о ЕГЗ;
• страховок;
• приказов, грамот, благодарственных листов;
• писем с поздравлениями;
• уведомлений;
• внутренних документов.

Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.

Особенности применения

Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.

В целом использование факсимильной подписи имеет следующие преимущества:

• сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
• сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
• ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
• ускорение работы бухгалтерии.

В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.

Для усиления контроля при разработке акта, регулирующего использование факсимиле в организации, рекомендуется прописывать ответственность лица, которое имеет право применять факсимильную подпись.

Если руководитель сомневается в том, что штамп не может быть использован в неправомерных целях, он вправе заменить его использование нотариальной доверенностью, которую можно оформить на одного из помощников или заместителей, которому он полностью доверяет.

Источник: http://bizjurist.com/dejatelnost/ispolzovanie-faksimile.html

Документы, для которых не допускается факсимильная подпись

Главная > Статьи > действительность факсимильной подписи

Использование факсимиле на документах вместо собственноручной подписи разрешается гражданским законодательством во многих случаях.

Если у руководителя или ответственного лица нет возможности лично подписывать каждый документ, он может уполномочить подчинённого использовать свою подпись.

При этом необходимо заключить письменное соглашение с контрагентом, который должен подтвердить своё разрешение на использование оттиска.

Также необходимо прописать перечень документов, на которых может быть использована факсимильная подпись, в стандартах предприятия.

В инструкции указывается круг лиц, которые несут ответственность за использование факсимиле руководителя, а также предусматривается материальная или иная ответственность за неправомерное применение оттиска.

Если юристы компании грамотно составят данную инструкцию, то возможно наказать виновного в подделке документов в случае причинения им материального ущерба.

Список документов

Однако существует ряд документов, которые требуют настоящей собственноручной подписи, и для их заверения факсимиле не будет иметь юридической силы. В этот список входят следующие разновидности документов:

• бухгалтерская отчётность;
• платёжные документы и вексели;
• официальные запросы в любые госорганы;
• доверенности всех видов;
• банковские карточки, на которых требуется оразец подписи.

Если вы собираетесь заказать факсимиле, учитывайте, какие документы вы собираетесь подписывать таким образом. Самые безопасные из них – различные копии, поздравительные открытки, грамоты и письма. Однако, синий штамп на поздравлении с днем рождения вместо личной подписи руководителя способен испортить настроение даже самому стойкому работнику.

Меры безопасности

Факсимиле необходимо изготовить в единственном экземпляре и тщательно проследить, чтобы копий не осталось в компании производителе. Хранить печать лучше в сейфе, к которому имеет доступ только секретарь или доверенный работник. Ни в коем случае не передавайте изделие в руки посторонним.

Источник: http://vasha-pechat.ru/stat/faksimile/