Как провести собрание в коллективе

Как проводить собрания персонала

Как провести собрание в коллективе

Есть компании, в которых существует традиция проводить собрания персонала. И могу сказать, что ATManagement Group не исключение. Мое успешное действие как исполнительного директора – это каждую пятницу проводить такие собрания.

Кто-то может подумать, что это трата времени персонала, и это время нужно уделять работе. Но для меня это отличная возможность зарядить своих сотрудников и дать подтверждение за отличную работу.

Какие задачи решаю я, когда провожу собрания персонала:

  • Сотрудники понимают, как идут дела в компании, я информирую их о новостях.
  • Руководители компании берут бОльшую ответственность за свои области и работают более эффективно (я покажу в этой статье, за счет чего это происходит).
  • Сотрудники компании нацеливаются на достижение хороших результатов на новой неделе.
  • Обмен опытом.

Я думаю, каждому руководителю хотелось бы каждую неделю видеть сотрудников, заряженных на достижение цели и повышение своей результативности. Конечно, одними собраниями этого не достичь, должен быть комплекс действий.

Например, статистики (об этом можно узнать из видеокурса «Управление на основе статистик» на сайте www.rb.tv).

Но как показывает моя практика – правильно проведенное собрание и регулярность этих собраний – это уже половина успеха.

С чего начать?

Решите, в какие дни Вы будете проводить собрание. Определите время. И начните делать это регулярно. Если Вы решили, что это будет 9.00 понедельника, то каждый понедельник не позже и не раньше проводите их!

Персонал может начать высказывать свои недовольства, «бубнеть», но кто в доме хозяин?! 🙂 Уверяю Вас, через месяц таких еженедельных собраний Ваши сотрудники будут первыми приходить на работу!

Собрание я предпочитаю начинать с «переклички». Если компания небольшая, то можно делать это по именам. Я делаю перекличку по отделениям — как Вам будет удобно.

Проблемы и их решения

Этот этап собрания мне нравится больше всего. 

Согласитесь, чаще всего проблемы решает сам руководитель. И как ценно, когда сотрудники приходят к нам не с вопросами, а уже с ответами! Эта часть собрания нацелена на то, чтобы сотрудники рассказали о том, с какими проблемами они столкнулись на прошлой неделе и как с ними справились. На этом этапе важно услышать именно уже решенные проблемы. 

Вы можете начать эту часть с вопроса: «У кого на этой неделе были проблемы?» И Ваши сотрудники поднимут руки. После чего следует очередной вопрос: «А кто справился с этими проблемами?» И дальше попросите рассказать, как сотрудники справились со сложными ситуациями в своей работе.

Если никто не поднимает руку и не рассказывают о проблемах, поделитесь Вы своими проблемами, расскажите, с какими Вы столкнулись сложностями. Или попросите заранее сотрудников, которые наиболее общительны и у которых хорошие результаты за неделю, на собрании поделиться своими успехами.

Возможно, поначалу рук будет не так много, но чем дальше в лес, тем больше дров 🙂 Когда в нашей компании было 20 человек, эта часть собрания длилась 20 минут. Сейчас, когда в Питерском офисе 40 человек, об успешных действиях и решениях проблем мы можем говорить часами.

Что интересно: чем продуктивнее была неделя, тем больше было проблем, с которыми люди справились. А когда сотрудники слушают, какие проблемы смогли решить их коллеги, они верят, что нет неразрешимых ситуаций, и они могут справиться с любыми сложностями. И вот еще: какие-то успешные действия Маши Петровой могут стать очень полезными в работе Васи Иванова.

Планы на неделю

После того, как сотрудники поделились своими успешными действиями, решениями проблем, я перехожу к общим объявлениям. 

Что это может быть: новые акции для клиентов, новые правила компании, представление новых сотрудников или переводы на должности, праздничные дни и прочее.

Теперь исполнительный директор передает слово своим помощникам: коммерческому директору/директору по производству/ директору по развитию. Если в Вашей компании нет этих директоров, но есть ответственные за разные подразделения, то это их час.

По очереди руководители областей демонстрируют результаты за прошлую неделю (мы показываем статистики, это очень наглядно) и говорят, что было сделано их подразделением и что они планируют сделать. 

Коммерческий директор говорит об общем доходе компании, планах по маркетингу и пр.

Директор по производству — о том, какие успехи на производстве, как дела с предоставлением услуг и так далее.

И завершающий этап проведения собрания – это так называемая раздача слонов. На общем собрании персонала мы всегда хвалим хорошие показатели, но никогда при людях не ругаем. Отчитать лучше тет-а-тет. Если за неделю у кого-то из сотрудников были выдающиеся показатели, именно на собрании самое время отметить таких молодцов публично. 

Под завершение обязательно поблагодарите всех сотрудников за работу на прошлой неделе, напомните, какие цели стоят на следующую. В конце можете прочитать какую-нибудь вдохновляющую цитату. Собрание всегда должно закончиться на позитивной ноте!

Таким образом, «цель собраний персонала заключается в том, чтобы выработать у команды дух взаимного сотрудничества, а также скоординированность действий. Это показывает прямую зависимость между величиной их премиальных и производством — и тем самым дает возможность группе контролировать свой доход». (Л. Рон Хаббард, статья «Еженедельные собрания персонала»)

Поэкспериментируйте с таким вариантом собрания у себя в компании, а я буду рада услышать Ваши успехи или вопросы. 

Интересных Вам собраний!

Источник: http://admintech.ru/articles/kak-provodit-sobraniya-personala

Елена Дрягина

Елена Дрягина

В этой статье поговорим о типичных  ошибках, которые часто совершают руководители при организации и проведении собрания с персоналом.

Собрание необходимо  для быстрого доведения конкретных задач, для ускорения процесса принятия решений, для  обмена опытом и мнениями, обсуждение актуальных проблем, для оценки результатов работы и подведения итогов, для эмоционального воздействия на коллектив.

Потребность в проведении собраний очевидна, но будет ли собрание  эффективным, зависит только от руководителя.

Ошибка №1. Собрания проводятся нерегулярно.

Многие руководители  испытывают неприязнь к проведению собраний, так как одни не знают, как правильно организовать процесс, другие считают,  что проведение собраний неэффективная трата времени, так как сами не знают,  какие цели можно достигать с помощью этого мероприятия.

Что в результате? Перед  сотрудниками поставлены определенные задачи, они должны их решить и отчитаться на собрании, но собрание не проводится в назначенную дату,  переносится и  благополучно забывается. Затем снова ставятся какие-то планы, цели и опять никого подведения итогов. Сотрудники начинают понимать, что к намеченной дате можно не спешить.

Нет большего эффекта, когда сотрудник знает, что ему нужно отчитываться перед всеми, что его результат влияет на результат отдела, если он  поставленную задачу не выполнил  в срок.

Так же он видят работу организации в целом, может  обменяться опытом, поделиться проблемой.

У сотрудника складывается ощущение, что он  работает в  команде,  а не варится сам по себе, когда  не знает, нужно ли кому-то то, что он делает, хорошо ли он выполняет свои обязанности, влияет ли его результат работы на работу всего отдела.

Руководителю необходимо определить, какой вид собрания будет проводиться регулярно. Например, еженедельно для  подведения итогов. Четко определить  день недели, время и место проведения собрания. Дисциплинировать в первую очередь руководителю нужно себя, не под каким предлогом не переносить, и не опаздывать.

Ошибка №2. Руководитель не готов к собранию.

Готовясь к собранию, руководитель должен проанализировать результаты работы  отдела за прошедшую неделю. У него должны быть индивидуальные результаты, результаты группы в целом,  как решались первостепенные задачи, какие текущие проблемы будут обсуждаться на этом собрании, планы на следующую неделю.

Сотрудники должны так же готовиться к собранию, подготовить  отчет, заполнить необходимую форму.

Если руководитель не владеет информацией о работе своего отдела, ему стоит задуматься, в праве ли он занимать данную должность.

Плохой вариант,  отложить собрание на час-два и начать готовиться, этим руководитель нарушает дисциплину,  сотрудники, настроившись на собрание и запланировав  на это время, те часы,  которые руководитель  готовится, проведут бесполезно и расслаблено.

Начало должно совпадать минута в минуту. У руководителя должен быть четкий план проведения собрания: отчеты сотрудников  отдела, анализ работы отдела в целом за неделю,  обсуждение проблем,  план на следующую неделю, новый проект, акция, назначение ответственных  лиц.

Ошибка №3. Руководитель первым высказывает  свое мнение по обсуждаемому вопросу.

Не стоит ждать после того, как руководитель высказал свое мнение, бурной дискуссии и обратной связи от сотрудников.  Руководитель  все сказал, а умные сотрудники мнение руководителя не обсуждают, особенно в его же присутствии.

Нет ничего хорошего и в том, если руководитель совсем не высказывает свое мнение о сложившейся ситуации. Мнений может быть в этом случае много, но корректировать в правильном направлении обязан руководитель.  Иначе у сотрудников может сложиться непонимание  ситуации, а еще есть опасность в том,  что сотрудники подумают,  что руководителю безразлично, или у него  нет собственного мнения.

На собрании сотрудники должны быть вовлечены в процесс, высказывать свое мнение, руководитель должен получить обратную связь.

Читайте также:  Какие праздники отмечаются 14 февраля

Если собрание,  это один большой монолог руководителя, нужно  искать  другие способы проведения, привлекать   вести отдельные блоки других, не зачитывать цифры отчета за сотрудников, они должны сами отчитываться, сами объяснять,  почему тот или иной результат. Отмечать  лучших, журить отстающих.

Ошибка №4. Превращение собрания в «балаган».

Почему это может произойти?

Если руководитель  допускает  обсуждение помимо рабочих вопросов, личные и не относящие к повестке дня.

Вопросы, не относящиеся к повестке дня, обсуждаются  после собрания, лично с тем сотрудником, кто  задал это вопрос. А если руководитель  обсуждаете на собрании вопросы вообще не относящие к рабочему процессу, политику, сплетни, то не стоит и ждать дисциплины, он  сам задает не формальный  тон собранию.

Нужно четко следовать  повестке собрания, это так же  дисциплинирует, да и сотрудники  точно знают, что, за чем  следует, когда руководитель  перескакиваете с темы на тему, сотрудники теряют нить происходящего,  и  интерес к происходящему.

Если  затягивается  собрание, то сотрудники просто устают и начинают отвлекаться, если  не укладываетесь в отведенное время, нужно честно предупредить, что собрание будет на 20 минут дольше.

Если нет дисциплины постоянно,  если руководитель не можете дисциплинировать на один час  своих сотрудников,   странно, что он руководитель.

Ошибка №5. Отсутствие анализа результатов проведенного собрания.

Один из этапов  проведения собрания, это анализ.

Возможно, нужно скорректировать план собрания.  Посмотреть, что может повысить эффективность  проведения собрания. Какая динамика была на протяжении всего времени проведения. Были ли активны сотрудники в обсуждении проблем. Если нет, в чем причина?

 Какие можно сделать выводы из данной статьи.

1.       К собранию нужно готовиться!

2.       Должен быть план проведения собрания.

3.       Не допускать бессмысленной полемики.

4.       Подводить итоги собрания, резюмировать обсуждаемые вопросы.

5.       Анализировать  результаты собрания и учитывать в подготовке к следующему собранию сделанные выводы.

Надеюсь,  данная статья поможет  избежать типичных ошибок  в проведении собраний с персоналом.

Если  статья вам понравилась, поделитесь ей и обязательно оставьте свой комментарий.

Не забудьте подписаться на новости сайта.

Желаю удачи!

Источник: http://elenadryagina.ru/upravlenie-personalom-2/tipichny-e-oshibki-provedeniya-sobraniya-s-personalom

Как провести эффективное собрание — Управление командой

Как провести эффективное собрание - Управление командой

Страница создана: 2011-11-22, обновлена: 2017-10-27

Название говорит само за себя. На подобных собраниях члены команды оценивают ход выполнения работы, сравнивая индивидуальные задания и полученные результаты с запланированными. Вторая важная цель собраний — планирование рабочих заданий на ближайший период.

Анализ текущего состояния дел — это одна из самых важных стратегий руководства, направленная на усиление ответственности и повышение качества работы членов команды.

Собрания полезны тем, что они:

  • оказывают позитивное групповое влияние на всех членов команды. Каждый обязуется выполнить определенную работу и отчитаться о результатах на следующем собрании. Никто не сможет увильнуть от своих обязанностей, а потом на собрании отсидеться на галерке, поэтому все члены команды знают, кто действительно работает, а кто только создает видимость. В то же время собрания позволяют вам как руководителю узнать, на кого можно по-настоящему рассчитывать;
  • держат вас в курсе событий, не заставляя прибегать к микро управлению. Собрания позволяют руководителю наблюдать целостную картину коллективной и индивидуальной работы, не прибегая к трудоемким индивидуальным беседам и проверкам. Вы также выясняете, кому из членов команды нужна ваша личная помощь;
  • развивают навыки планирования. На подобных собраниях члены команды учатся планировать и реально оценивать свои возможности. Приняв участие в нескольких собраниях, они начинают лучше понимать свои истинные возможности и одновременно учатся не ограничиваться сегодняшним днем, а планировать на перспективу, что очень важно для эффективной работы команды;
  • обеспечивают фокус внимания. Помните о принципе целеустремленности — одном из краеугольных камней создания команды. У каждого члена команды есть копия плана коллективной и индивидуальной работы, поэтому всем известно, кто конкретно отвечает за выполнение того или иного задании. Вес знают свои рабочие цели и приоритеты, поскольку сами помогали их утверждать;
  • выявляют актуальные проблемы, требующие решения. Собрания помогают выявлять и разрешать сложные ситуации, и членам команды не приходится сражаться с проблемами в одиночку. Благодаря оперативному решению проблем команда быстрее добивается хороших результатов;
  • повышают чувство ответственности, что, несомненно, служит основой успеха.

Чтобы собрания, посвященные анализу состояния дел, были эффективными, их следует проводить регулярно, раз в одну-две недели в зависимости от производственной необходимости и потребностей членов команды. Собрание обычно проводится в три этапа.

На первом этапе команда отчитывается о текущем состоянии дел, на втором — обсуждает и решает актуальные проблемы, на третьем — планирует работу на очередной короткий период.

В следующих трех статьях я предлагаю примерную схему проведения эффективного собрания по анализу текущего состояния дел.

Нужен ли отчет о ходе выполнения работы

Ниже приведен план проведения первого этапа собрания по анализу состояния дел. Каждый член команды рассказывает, что он сделал (или не сделал) по тому или иному пункту командного задания. Резюме отчета вносятся в колонку «Текущее состояние». После совещания этот письменный план-конспект используется как протокол отчетов по выполнению коллективных и индивидуальных заданий.

Ваши функции как руководителя — фасилитировать собрание. Вы не должны делать несколько дел одновременно, поэтому попросите одного из членов команды взять на себя роль секретаря и заполнить бланк отчета, а затем подготовить официальный протокол собрания. Распределять обязанности между членами команды полезно для повышения сплоченности и ответственности в коллективе.

Обсуждение актуальных проблем.

Индивидуальные отчеты часто выявляют проблемы, которые можно тут же обсудить. Если проблем нет, собрание идет своим ходом; порой проблемы настолько значительны, что для их обсуждения и решения требуется отдельное собрание.

Нередко проблемы связаны с невыполнением заданий членами команды. В подобных ситуациях все, что вам нужно, это задать вопросы на подобие следующих.

Что вы собираетесь сделать, чтобы завершить это задание?

Какая помощь вам нужна от других членов команды, чтобы выполнить задание?

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы преодолеть трудности, с которыми вы столкнулись?

Рассматривая проблемы, инструктор команды должен больше спрашивать, что собираются делать члены команды, а не рассказывать, как им поступать. Вы не обязаны быть всезнайкой, который раздает советы, вы просто должны убедиться, что, столкнувшись с проблемной ситуацией, команда сможет с ней справиться.

Планирование заданий на следующий период.

На третьем этапе происходит планирование заданий на следующий период. Сначала определите дату следующего собрания, а затем попросите членов команды указать результаты, которые они планируют получить к тому времени. На этапе планирования вы можете им помочь сконцентрировать внимание на задачах и реалистично оценить свои возможности по выполнению заданий.

Роль руководителя на собраниях по анализу текущего состояния дел сводится к расспросу о выполненных и невыполненных задачах. Не устраивайте публичную «порку», если какая-то работа не сделана, поскольку члены команды понимают ситуацию и часто устраняют проблемы уже к следующему собранию. С работниками, хронически не выполняющими свою работу, необходимо побеседовать тет-а-тет.

Максимально эффективные собрания.

Поскольку собрания служат основой продуктивной командной деятельности, команды должны нести ответственность за проведение эффективных собраний.

Каковы особенности эффективных собраний

На одном из первых собраний члены команды под вашим руководством должны определить критерии эффективного собрания. Для проведения плодотворного рабочего собрания важен ряд факторов:

  • собрание начинается и заканчивается вовремя;
  • члены команды принимают активное и конструктивное участие в собрании;
  • собрание должно иметь четко определенные смысл и цель;
  • повестка дня собрания должна быть заранее подготовлена и передана членам команды;
  • члены команды приходят на собрание подготовленными;
  • на собраниях рассматриваются только те вопросы, которые включены в повестку дня;
  • собрание должно быть результативным;
  • собрание протоколируется, протокол доступен всем участникам.

После первых нескольких собраний и потом время от времени просите членов команды оценить эффективность собраний. Результаты оценки и обсуждения также занесите в протокол собрания.

Если собрания по тем или иным пунктам регулярно признаются неэффективными, обсудите это и примите решение на специальном совещании.

Руководство и другие сотрудники организации нередко задают вопрос: «A чем занимается эта команда?» Ответить на этот вопрос позволяют две стратегии: составление краткого отчета и проведение презентации. Во-первых, они усиливают чувство ответственности у членов команды, во-вторых, удовлетворяют любопытство заинтересованных сторон.

Составление краткого отчета

Краткий отчет представляет собой письменный анализ достижений команды и предназначен не только для внутреннего пользования, но и для информирования заинтересованных лиц об успехах команды. Обычно подобные отчеты готовят раз в месяц или квартал.

Хорошо подготовленный отчет знакомит заинтересованных лиц с обшей картиной достижений, поэтому не вдавайтесь в подробности, а освещайте только основные факты. Вот примерное содержание отчета:

  • анализ состояния важных производственных задач;
  • при необходимости, сравнение достижений с основными показателями и критериями качества работы команды;
  • обзор всех значительных результатов команды;
  • планы на следующий период времени;
  • другая актуальная информация, связанная с работой и персоналом.

Поскольку в кратком отчете излагается деятельность всей команды, в его подготовке должны принимать участие все се члены. Нельзя допустить, чтобы подготовка и составление отчета постоянно ложилась только на ваши плечи.

Читайте также:  Как узнать, что жена изменяет

Роль руководителя заключается в проверке окончательного варианта отчета.

Сделайте подготовку отчета неотъемлемой частью работы команды, где каждый член команды готовит свою часть, а один-два работника сводят всю информацию в единое целое.

Если каждый сотрудник будет отчитываться перед начальством за достижения команды, он будет стараться выполнять свою работу как можно качественнее.

Источник: http://sd-company.su/article/team_management/effectiveness_meeting

Секреты эффективного собрания | Блог о ресторанном бизнесе

«Отсутствие внимания к сотрудникам ведет к безразличию с их стороны» — этот закон с каждым днем нашего времени становится все актуальнее. Именно поэтому, ежедневные собрания становятся серьезным инструментом менеджера, позволяющим решать поставленные цели для ресторана.

Но в то же время, проведение эффективного собрания – это тяжелый труд и большое искусство. Нет ничего более разрушительного в работе с персоналом, чем хаотичные собрания «от случая к случаю», неподготовленный руководитель и скучающие сотрудники, вот что ждет такого руководителя.

Собрание — способ организованной коммуникации группы людей с целью принятия решений, обмена информацией и мнениями, определения направления деятельности, прояснения задач, подведения итогов, получения обратной связи, мотивации.

Опытный Руководитель знает, что Собрания создают организацию.

С их помощью можно поддерживать связи внутри ресторана и проводить в жизнь принятые решения, сверять степень приближения к целям и разрушать барьеры между отделами и сотрудниками.

Если Вы не проводите собрания в вашем ресторане, то возникает проблема слухов, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а затем и к потере управляемости.

Качественно организованное и проведенное собрание позволяет:

  • оперативно решить текущие задачи ресторана;
  • мотивировать персонал на достижение результатов;
  • сформировать развивающую среду в коллектив.

Дальше мы подробно разберем принципы проведения собрания.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ДО СОБРАНИЯ?

  1. Систематизируйте собрания

Проводите собрания ежедневно или еженедельно. Самое важное в ваших собраниях то, что все знают: они начинаются в одно и то же время.

НЕ ДОЛЖНО быть такого, чтобы на этой неделе собрание устраиваюсь в четверг без пятнадцати десять, в среду в девять сорок, а в пятницу ровно в девять. Они всегда проходят в одном и том же месте, в один и тот же час.

Таким образом, сотрудники начинают рассчитывать на собрание. Они могут планировать свое время, это дисциплинирует коллектив. У сотрудников должна оформиться привычка ходить на собрания.

Начинайте всегда вовремя! Никогда никого не ждите – корабль уходит точно по расписанию. Только так вы сможете приучить всех собираться в срок.

Собрание должно быть подготовлено заранее: показатели прошедшего дня/недели, задачи на сегодня/текущую неделю, акции и другая подобная информация.

Ваша задача — устанавливать цели по продажам сотрудникам перед началом каждой смены, на ресторан и на сотрудника. Важно делать это каждый день для понимания сотрудниками своих конкретных целей исходя из ситуации по достижению плана ресторана.

Руководитель знает, что он хочет сказать, но не продумал, как это эффективнее сделать? В результате – искажение информации, непонимание, лишние споры, неисполнение или некачественное исполнение решений и заданий.

Продумывайте тщательно, что Вы хотите добиться по каждому вопросу и как конкретно Вы это сделаете. Это занимает всего пару минут перед собранием. По возможности, проговорите текст сами себе или кому-то еще. Готовьтесь каждый раз – это сэкономит Ваше время и время участников.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ВО ВРЕМЯ СОБРАНИЯ?

Эффективное собрание должно быть:

Говорите четко и просто. Убирайте лишние слова и витиеватые выражения. Это вызывает общее недовольство участников. Рассматривайте только насущные вопросы. Не повторяйтесь – делайте обобщения, ссылки.

Визуализируйте информацию, о которой рассказываете – используйте флипчарт, презентации и т.п. Тогда не надо будет долго и нудно зачитывать, сразу можно переходить к анализу.

Кроме того, по психологическим оценкам, до 55% людей — визуалы, и на слух воспринимают объемную цифровую информацию плохо.

Атмосфера собрания не должна быть тягостной, время собрания должно пролетать незаметно. Проводите обучение «Знаю сам – Научу другого». Всегда следите за настроениями людей. Быстро реагируйте на ситуацию.

Контролируйте ваш собственный настрой. Без этого никуда. Запомните главное правило проведения собрания: Сотрудники уйдут с собрания в том настроении, в котором Вы на него пришли.

Начинайте с позитивной информации (шутки, анекдоты, поздравления именинникам, представления новичков и т.д.) Только на этом фоне подаются планы работ на день и цели, которых необходимо достичь. Старайтесь разряжать обстановку, шутите. Пусть Ваши люди улыбнутся – и вопросы решатся быстрее

Признавайте и поощряйте успехи ваших коллег!

  1. С вовлечением, интерактивно

На каждом блоке собрания вовлекайте участников вопросами. Следите за тем, чтобы спрашивать каждый день разных участников, чтобы у всех была возможность высказаться и получить внимание.

Ведите собрание по такой процедуре: вопрос поставили, пояснили, обозначили ситуацию, участники высказались. Руководитель подвел итог, спросил: «Есть еще вопросы и мнения по данному пункту? Нет.

Переходим дальше».

Как результат – все вовлечены и участвуют в решении вопросов.

Каждое собрание должно быть подчинено задачам бизнеса.

Ставьте цели по продажам, используя критерии SMART, придерживайтесь алгоритма:

  • Скажите, ЧТО нужно сделать;
  • Обсудите с сотрудниками, КАК это сделать? (определите конкретные инструменты достижения);
  • Получите обратную связь от сотрудников о понимании задачи.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ПОСЛЕ СОБРАНИЯ?

  1. Проанализируйте ход собрания

Просмотрите еще раз план собрания. Прокрутите в голове, как Вы это делали, как реагировали сотрудники на ваши слова, что позволяло вовлечь участников и т. д. Определите для себя, что на следующем собрании Вы сделаете иначе.

2.Определить формы контроля

Отслеживайте выполнение принятых решений и поставленных задач. Если задача долгосрочная, поднимайте вопрос о ней на каждом собрании до ее решения. Запишите это в план собрания.

Индивидуальные планы продаж контролируйте каждые два часа, просто идите в зал и спрашивайте каждого продавца, каковы его успехи и что он собирается предпринять еще.

Напоследок, предлагаю Вам использовать в своей работе алгоритм проведения эффективного собрания. Он позволит систематизировать собственное выступление, оперативно управлять продажами, мотивировать сотрудников на достижение целей и работать с удовольствием.

Алгоритм проведения эффективного собрания:

Также возможно проведение легкой и веселой разминки для поднятия настроения у сотрудников.

Вспоминаем, какие цели ставились, озвучиваем какие результаты достигнуты. Возможен краткий «разбор полетов», т.е. какие действия позволили добиться результата и что необходимо изменить в своих действиях для достижения цели, если результат неудовлетворительный.

  1. Признание лучших сотрудников

Хвалим сотрудников за показанные результаты, обязательно проговариваем действия, которые позволили ему этого достичь (действия сотрудник может проговаривать сам). Результатами могут быть высокие продажи, скорость отдачи блюд на кухне и т.п., т.е. похвалить можно сотрудника ресторана.

Озвучиваем цели, проговариваем действия, которые позволят достичь результата.

В этом блоке озвучиваются новости компании, условия стартующей акции, проведение соревнований и т.д.

Проверяем понимание у сотрудников. Спрашиваем, какие цели стоят на сегодня, что будете делать, чтобы достичь их, каковы условия акции для покупателя и т.п., все, о чем рассказывалось на собрании.

Всем отличных продаж!!!

Источник: http://blogres.ru/people/meeting.html

Как провести результативное утреннее собрание

Как провести результативное утреннее собрание

Сонные молодые люди. Обжигающий руки кофе в одноразовых пластиковых стаканчиках. Шарахающиеся прохожие. Ворох бумаг со странными таблицами и цифрами, который так и норовит выпасть из папки супервайзера. Это — утреннее собрание с командой торговых представителей… Знакомая картина?

А все ли собрания проходят эффективно? Нет!

Из личного опыта, а так же, изучая опыт других руководителей, можем с уверенностью утверждать – большинство утренних собраний проходит неэффективно, прежде всего, из-за того, что к ним НЕ готовятся.

И речь идет, первую очередь, о руководителе, который инициирует проведение собрания.

Подчиненные видят, что руководитель не готов, и, естественно, у них возникает логичный вопрос: «Зачем!?» А дальше, не имея возможности повернуться спиной и уйти, подчиненные, в лучшем случае, продолжают спать.

И все же, как сделать так, чтобы мероприятие под названием «утреннее собрание» начало приносить реальную пользу?

Прежде всего, необходимо четко понимать, зачем нам проводить утреннее собрание.

Мы определили следующие цели:

  1. Дать бодрый старт новому рабочему дню. У всех участников команды день начинается в одно и то же время – с началом собрания.
  2. Зарядить команду эмоционально, настроить на достижение результата.
  3. Сделать так, чтобы каждый взял на себя ответственность за результаты дня.

Это все. Не нужно перегружать и пытаться закрыть все вопросы, нерешенные ранее, с помощью утреннего собрания.

Существует прямая зависимость: чем больше вопросов вы пытаетесь решить при помощи собрания — тем ниже его эффективность.

Все, что вы будете делать дальше на собрании, должно быть направлено на достижение перечисленных выше целей.

Предупреждаем, никакого негатива, только позитивный настрой! Кстати, обсуждение негативных моментов, которые возникают в работе, лучше перенести на вечер.

Итак, как «заставить» собрание работать на вас.

Продолжительность собрания – не более 40 минут. Можно меньше. Но — не больше!! По опыту, самым оптимальным можно считать 25-35 минут. Время – деньги.

Читайте также:  Как понять, что собака рожает

Естественно, чтобы уложиться в срок и провести эффективное собрание, руководитель должен тщательно подготовиться к нему. Халтуру заметят сразу. Подготовка – это, прежде всего, план проведения собрания. Мы рекомендуем примерно такой план:

  1. Приветствие. Замечательно, если у команды есть свой ритуал приветствия, принятый большинством ее участников. Это отличает команду от коллектива.
  2. Начать говорить должны подчиненные, а не руководитель. Лучше всего это сделать примерно так: «Ребята, давайте, делитесь, что вчера было хорошего на маршрутах? Хвастайтесь!» Понятно, для чего? Правильно – позитив с первых минут.
  3. Постановка целей на день. Время говорить руководителю. Как правило, целей должно быть не более трех. Например, общий план продаж в деньгах, затем — отдельный план по отдельному продукту, и что-то еще. Сначала озвучиваем командные цели, затем – персональные каждому участнику собрания.
  4. После этого могут быть вопросы от команды: «Как и куда мы можем это продать?». Это бывает довольно часто, т.к. планы у нас амбициозные. Согласны? А здесь ловушка для руководителя. Как только он начнет отвечать – он попал! Что делать, догадались?
  5. Спросите у своей команды: «Что и как вы будете делать, чтобы достичь целей?» Получился мозговой штурм. Супервайзер стимулирует команду предложить как можно больше идей. И неважно, что из этого сработает, а что нет. Важен позитивный настрой и желание достигать успеха, а способы найдутся в процессе.
  6. Дальше необходима конкретика: кто именно и что делает. Пять-десять минут тишины – идет процесс разбивки целей, где, кому, сколько и чего необходимо сегодня продать. Более подробно о том, как разбить свои планы и сделать их выполнение реальным – мы напишем в другой статье 😉
  7. Окончание собрания. Здесь нужно что-то, что поддержит позитивный настрой команды. Это так же из области ритуалов.

В заключение еще несколько советов:

  1. Все личные вопросы между руководителем и подчиненным необходимо обсуждать один на один, после собрания.
  2. Место проведения должно быть таким, чтобы никому не мешать и ни на кого не отвлекаться. Помните, время – деньги!
  3. Сладкий чай и кофе способствуют созданию позитивного настроения и включают мозги, но на их покупку, приготовление и т.д. тратить время собрания не нужно. Позаботьтесь, чтобы ваши подчиненные обеспечили себя напитками до его начала.

Вот, пожалуй, и все. Берите на вооружение и помните – опыт приобретается в действии. Дерзайте!

Алексей Золотов, бизнес-тренер компании «Мастерская Бизнес Решений».

Источник: http://mbr.biz.ua/blog/utrenee-sobranie

Для чего нужны еженедельные собрания с сотрудниками. ЗА и ПРОТИВ..

Для чего нужны еженедельные собрания с сотрудниками. ЗА и ПРОТИВ..

Всем известно, что в любой развивающейся компании, независимо от принадлежности к той или иной сфере, необходимо вести работу с сотрудниками компании на регулярной основе. Одним из таких инструментов является проведение еженедельных собраний с коллективом. Как раз то, о чем я буду говорить в это статье.

Работа моя заключается в управлении сотрудниками одного из сети ресторанов быстрого обслуживания и ведении заведения в целом. Сотрудники в компании непосредственно занимаются производством продукта, контактированием и обслуживанием гостей.

Многие руководители и управленцы, в том числе я, очень часто задаются вопросом: «Нужно ли проводить еженедельные собрания с сотрудниками?».

Сначала же расскажу о пользе проведения собраний еженедельно, а также чем может грозить их отсутствие. Исходя из практики, пришел к одному прекрасному компромиссному решению, с которым решил поделиться.

Плюсы проведения еженедельных собраний с сотрудниками? Исходя из анализа, вывел следующие пункты:

  • Для оценки прошедшей недели. Результаты работы в виде небольшой статистики, информация в которой отфильтрована именно для них.
  • Планы на предстоящую неделю. Продажи, график, задания и т.д.
  • Такие собрания носят информационный характер. То есть донести какие-то изменения в работе, нововведения, новости из нашей области, которые могут улучшить работу в целом.
  • Обсуждение вопросов, накопившихся за время работы. Обмен мнениями, их взгляд на работу, их идеи, комментарии.
  • Заряд на предстоящую неделю.

Минусы в отсутствии таких собраний:

  • Корпоративная часть. На собраниях данный материал осваивается быстрее и запоминается. И можно сразу на месте донести информацию абсолютно всем. И конечно подробно растолковать.
  • Нематериальная мотивация без таких собраний сводится к минимуму. Всем известно, что такие вещи как похвала, поощрения, отмеченный руководителем (его представителями) твой значимый вклад во время собраний, заряжает тебя такой волшебной энергетикой, что ты выполняешь работу с легкостью.
  • Несвоевременное донесение информации, или ее потеря вовсе. Брифинги в начале смены это круто, но что-то ведь можно упустить и не сообщить сотруднику. Как правило, к собраниям готовятся, потеря информации сводится к минимуму. Вопрос уже в полноценном освоении сотрудниками данной информации во время собрания? На утренних пятиминутках в узком кругу это сделать запросто.

Так почему же я не придерживаюсь такого инструмента работы со своими сотрудниками?

  • Собрания с сотрудниками производства и обслуживания гостей проводятся, чаще всего, в некомфортных условиях, в которых концентрация и мышление нарушены. Как следствие приводит к разжевыванию подготовленного материала.
  • Сотрудник работает по строго отведенному ему графику и часам. Присутствие всех на собрании означает, что 60% сотрудников уделяют этому личное время. Не все готовы к такому регламенту еженедельных собраний.
  • Сотрудники производства и обслуживания гостей (в моем случае сотрудники кухни и кассы) все-таки не так нуждаются в еженедельных собраниях, в отличии от управленческого состава, так как являются сотрудниками узкого круга ответственности в рамках своих должностей. У них есть строго поставленные задачи, должностные требования, которым они обязаны следовать и соблюдать в расписанные рабочие часы.
  • Еженедельные собрания при их регулярном проведении превращаться для них рутинным ритуалом. Есть, значит должно, надо. Результат будет не таким, чего мы хотим с Вами видеть.
  • Чаще всего эти собрания служат для обсуждения каких-то накопившихся вопросов, косяков за неделю. Негатив только тянет назад все собрания.
  • Львиная доля сотрудников не будет ставить в приоритет себе цели и задачи компании. Они будут достигаться. На самом деле это будет просто качественно и ответственно отработанная рабочая смена. А идеи, советы, полезности, в рамках рабочего времени, есть всегда и везде.

Конечно, исходя из вышесказанного, рождаются вопросы следующего характера: Что делать с поддержанием рабочего настроя? Что с мотивацией? Что с планами продаж? Донесение до всех информации, изменений? Движение к цели, поставленной перед компанией?

Попытаюсь ответить и прийти к компромиссу в этих вопросах:

  • Система проведения брифингов ежедневно. Постановка задач на рабочую смену, информирование о новостях в компании, закрепление всех стандартов в их работе. В любом случае они проводятся ежедневно, независимо от каких-либо факторов. Происходит само собой, путем ведения диалогов, разговоров друг с другом. Настраивать на рабочую смену. Также здесь прорабатывается корпоративная часть.
  • Общие чаты и интернет. Прекрасный инструмент для информирования, обсуждения вопросов. При этом, не отрывая человека в нерабочий день.
  • Индивидуальные беседы для проверки знаний и соответствия сотрудника должности. Оценка его профессионализма.
  • Регулярный, повсеместный контроль всего происходящего. Оперативность в решении ситуаций (здесь и сейчас).
  • Наличие в максимальной доступности информационной базы для сотрудников. Инструкции, правила, журналы, цель и правила, раскладки, нормы, рекомендации.
  • И все-таки наличие 1-2 собраний в месяц, где мы подробно радуемся своим достижениям за прошедший период, анализируем недочеты, приходим к результату.

Источник: https://delovoymir.biz/dlya-chego-nuzhny-ezhenedelnye-sobraniya-s-sotrudnikami-za-i-protiv.html

Протокол собрания трудового коллектива. Образец документа и основные нюансы оформления :

Протокол собрания трудового коллектива. Образец документа и основные нюансы оформления :

Протокол собрания трудового коллектива, образец которого будет рассмотрен в данной статье, является организационно-распорядительным документом, который фиксирует процесс обсуждения всех вопросов, стоящих на повестке дня. Как верно и без ошибок составить протокол?

Кто и когда составляет

Протокол общего собрания трудового коллектива (образец его представлен далее) ведется во время самого заседания. Если весь процесс записывается на диктофон, то составить протокол можно и после заседания.

Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь организации. Именно от его квалификации зависит правильность составления документа и качество вносимых записей. Для оформления используют фирменный бланк организации.

Для чего нужно собрание

Собрание коллектива необходимо для того, чтобы решить важные вопросы, возникшие в организации. Это касается существующих проблем, разрешения разногласий в коллективе, принуждения руководителя исполнять предписания внутренних локальных документов и т. д.

Количество работников, которые должны присутствовать на собрании, варьируется от 50% до 70% от общего числа. Обязательное число присутствующих зависит от вопроса, который выносится на повестку дня. Итоговое решение принимается подавляющим большинством голосующих от половины.

Такие собрания актуальны не только на производствах, но и, к примеру, в учебных заведениях.

Рассмотрим протокол собрания трудового коллектива школы (образец документа).

Оформление

Составляя протокол, уполномоченное лицо должно проследить, чтобы документ содержал обязательные сведения:

  1. Дата, место, время заседания.
  2. Основной вопрос, который стоит на повестке дня (например, протокол собрания трудового коллектива о награждении – образец далее).
  3. Общее число всех работников организации и количество принимающих участие в собрании. Помимо этого, необходимо иметь общий список участников собрания, который оформляется отдельным документом.
  4. Информация о председателе и делопроизводителе собрания, о его теме, вынесенной на повестку, выступавших работниках, вынесенных предписаниях.

Источник: https://www.syl.ru/article/334523/protokol-sobraniya-trudovogo-kollektiva-obrazets-dokumenta-i-osnovnyie-nyuansyi-oformleniya

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector